De uitdaging
Michel, Facilities Coördinator: “Twee jaar geleden namen we als IRC het besluit om met zo min mogelijk ICT platformen te werken. We werkten met teveel verschillende oplossingen naast elkaar met veel verschillende landen. We besloten Google gedag te zeggen en keken naar Office365. We hadden nog een Cisco Call Manager die vervangen moest worden. Een goed moment om telefonie aan ICT te koppelen en samen met Ask Roger! te kijken wat de beste oplossing was“
De oplossing
Samenwerken over de hele wereld
Voor ons was dat Microsoft Teams + calling. De Rogers maakten een plan van aanpak en een technisch en functioneel ontwerp. De samenwerking ging écht goed. We waren als gast toegevoegd aan een Teamskanaal van Ask Roger!. Zo konden we snel chatten en bestanden op 1 plek verzamelen en delen. We leerden dus gelijk in de praktijk hoe goed Teams werkt. IRC gebruikt Microsoft Teams om samen te werken en te bellen. We hebben zo’n 90 verschillende projecten lopen. Naast het hoofdkantoor in Den Haag, hebben we landenkantoren in Ghana, Burkina Faso, Oeganda en Ethiopië. Daarnaast hebben we officiële vertegenwoordigingen in Amerika, India en Honduras. Door Microsoft Teams wordt de communicatie en samenwerking veel efficiënter. Zo hebben we meer tijd om te werken aan IRC’s doel.
Adoptie is de key
Adoptie vinden wij en Ask Roger! heel belangrijk. We hebben in alle landenkantoren een Microsoft Teams Country Champion aangesteld, dat zijn ambassadeurs. Zij zijn het aanspreekpunt voor het betreffende landenkantoor. Ask Roger! heeft ons doen beseffen dat we via diverse communicatie middelen onze medewerkers op de hoogte moesten brengen van alle mogelijkheden die Teams hen biedt. Zo stond niemand voor verrassingen en konden medewerkers langzaam wennen aan de verandering. Sharon van Ask Roger! heeft op locatie in Den Haag trainingssessies gedaan over bellen in Teams. Met de livegang waren er heel wat Rogers om alles goed te laten verlopen. Sharon liep ook rond om vragen te beantwoorden, wat de adoptie ten goede kwam. Teams is echt een levende omgeving, er komen om de haverklap nieuwe handige functionaliteiten uit. Dat vinden wij echt een voordeel, het wordt elke keer beter!’