Uitdaging

Op een aantal locaties was de vervanging van de telefoniecentrales geen overbodige luxe bij B&S. Al een jaar stond dit op de planning. In eerste instantie wilden zij dat doen met Skype for Business, maar toen was daar de lancering van Microsoft Teams. Teams geeft je namelijk ook de mogelijkheid om te bellen. Ton Prins, Teamleider ICT Infra vertelt over die keuze: ‘’Willen we met Skype for Business in een extern datacenter bij een externe partij hosten? Nou, nee. De keuze voor Telefonie in Teams was dus snel gemaakt.’’

Hij vervolgt: ‘’We hebben zelf eerst een aantal pilots gedaan, door een abonnement af te sluiten bij Microsoft (Calling Plans). Bij een aantal locaties hadden we geen telefonie, dus voor tijdelijk was dat een mooie uitkomst. Dat abonnement was wel vrij prijzig. We hebben toen de verschillende scenario’s doorberekend en we kwamen er snel achter dat het met een partner betaalbaarder. Op zoek naar een geschikte partner dus!’’

Oplossing

De oplossing was duidelijk. Bellen met Microsoft Teams. B&S werkte al met Teams, maar gebruikte dat alleen voor samenwerken en videobellen/vergaderen. Ton, vertelt verder: ‘’We zijn eerst met een andere partij in zee gegaan om Teams Calling te realiseren. Ask Roger! kenden we in eerste instantie alleen van de Cisco Meraki Wi-Fi. Maar we zagen toen dat jullie ook Teams Calling implementeren en zo belden we Kenneth op voor een offerte. In deze periode zou bellen met Teams ons leven wel echt een stuk makkelijker maken, want iedereen zit thuis en moet zonder problemen kunnen bellen. En we gingen ervoor! De keuze voor Ask Roger! was trouwens ook snel gemaakt. Het kostenplaatje telde zeker mee, maar de kwaliteit die jullie eerder leverden, gaf de doorslag.’

‘’Wat ik ook echt een meerwaarde vind, is dat jullie meedenken over receptiebedienposten. We hebben gekeken naar Anywhere365, maar doordat we niet echt een Callcenter of heel veel gesprekken bij de receptie hebben was dat overbodig. Functionaliteiten die wij nodig hebben is puur een telefoontje oppakken en doorschakelen en dat kan goed in Teams Calling. Anywhere365 is mooi hoor, begrijp me niet verkeerd. Heel gaaf wat daar allemaal mee kan, maar nu nog niet voor ons. In de toekomst willen we kijken hoe we dat aan onze oplossing kunnen toevoegen.’’

Meerwaarde
‘’De meerwaarde van telefonie in Teams? Het is veel flexibeler, mensen werken makkelijker thuis en nemen eenvoudig de telefoon op. Zij bellen nu via hun laptop met headsets. Waar het allemaal om draait, kan nu: makkelijk en beter klanten te woord staan. Het heeft echt onze telefonische bereikbaarheid verhoogd.’’

Adoptie
Over de adoptie van het systeem door medewerkers van B&S, is Ton heel enthousiast  ‘’We hebben daar goed over nagedacht, communicatie is daarin echt de key. Ik heb daarin vanuit Ask Roger! met Fatih geschakeld. Onze medewerkers gaven we eerder al een Teams training, maar toen hadden we nog geen Calling. We hebben in dit traject alleen training gegeven aan de receptionisten. Voor de rest van de organisatie maakten we filmpjes over de functionaliteiten met daarbij handige tips. Voor de geïnteresseerden organiseerden we ook een Teams Live Event, waarin ik nog een keer door alle belfunctionaliteiten heen liep. En toen was daar de overgang.

Mensen waren heel enthousiast, het ging eigenlijk feilloos. We hebben geen klachten gehad buiten een paar kleine probleempjes. Dat heb je altijd met een migratie. De Rogers hielpen daar altijd gelijk mee. Dat de adoptie zo goed ging, komt denk ik echt door de interne Teams cursus die we eerder gaven. Mensen waren al zo gewend aan de Teams applicatie en dat maakte de overgang naar ook bellen in Teams veel makkelijker.’’