Adoptie is de key voor optimaal gebruik van je Meeting Rooms

De afgelopen 2 jaar hebben we ons continue moeten aanpassen aan de maatregelen die overheden ons stelden. Tijd om rustig te bedenken hoe we het thuiswerken vorm gingen geven was er niet, want voor je dat bedacht zat je al thuis aan de eettafel met je laptop. En zo is dat ook weer met hybride werken, want velen van ons stonden te trappelen toen ze weer deels naar kantoor mochten. We leren hoe we deze werkvormen het best kunnen inrichten, terwijl we er al mee bezig zijn. 

En dat is prima, voor zo lang dat nodig is. Maar inmiddels kunnen we er echt niet meer onderuit, we weten dat we het hybride werk serieus vorm moeten gaan geven. Het is namelijk ‘here to stay’ zoals Microsoft zegt en dus onvermijdelijk dat we onze werkwijze blijvend moeten aanpassen. Tijdelijk aan de eettafel werken is natuurlijk prima te doen, maar is dat voor altijd de oplossing?

Hybride werken bestaat natuurlijk uit meer dan alleen thuiswerken. Hybride werken is eigenlijk altijd en overal kunnen werken. Soms werk je vanaf kantoor, soms vanuit huis en soms misschien zelfs vanuit het buitenland. Maar van waaruit je ook werkt, je wil altijd gelijkwaardig deelnemen aan vergaderingen. Teams Rooms zijn een mooi voorbeeld van een oplossing die gelijkwaardig deelnemen mogelijk maakt. Het zorgt ervoor dat mensen die remote deelnemen net zo goed kunnen participeren als mensen die fysiek in de vergaderruimte aanwezig zijn.

Het inrichten van Meeting Rooms is dus een goede basis voor dit hybride werk. Videoconferencing systemen met dezelfde interface als de persoonlijke Teams devices die werknemers al gebruiken.  Maar hoe zorg je er nu voor dat je er echt álles uithaalt wat er in zit?

Adoptie is het toverwoord

Eén van onze partners 1uur.nu, die ons regelmatig ondersteund in adoptie verwoord het mooi: adoptie is het toverwoord. Wil je de investering echt tot zijn recht laten komen, betrek dan je personeel erbij. Dan is het niet alleen van belang dat zij weten hoe ze de devices gebruiken, maar vooral ook dat ze weten wanneer ze Meeting Rooms inzetten tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Want pas dan haal je er écht alles uit.

En dat begint niet pas op het moment dat je alle devices geïnstalleerd en klaar voor gebruik hebt. Nee, als het aan ons ligt betrek je de gehele organisatie vanaf het begin bij zo’n project. Maar voor we verder kijken naar hoe we dat doen, eerst nog even op een rijtje waarom adoptie nu precies zo belangrijk is.

Het belang van adoptie

Om een implementatietraject echt tot een succes te brengen, is het allereerst van belang dat de gebruikers weten waarom de Meeting Rooms ingezet worden. Door gebruikers van het begin af aan mee te nemen in dit proces blijven nieuwe technologieën behapbaar, zijn er minder twijfels of angsten en hebben medewerkers het vertrouwen om de Meeting Rooms ook echt te gaan gebruiken. Ze hebben namelijk de kennis hiervoor.  

Hierdoor gebruiken medewerkers de Meeting Rooms dus vaker, zijn er minder functionele vragen en zal er automatisch een hogere Return On Investment te zien zijn. Daarnaast bespaar je tijd, omdat medewerkers goed weten hoe ze de devices moeten gebruiken en zijn zij dus geen tijd kwijt aan het juist instellen en aanzetten van de devices.

Optimale adoptie in de praktijk

We zorgen er vanaf het begin voor dat iedere gebruiker wordt meegenomen in het proces. Dit is volgens ons de key van optimale adoptie. Hoe we dit doen? Dat gaan we je nu uitleggen.

In samenwerking met jou als klant kijken we naar welke doelgroepen gebruik gaan maken van de Meeting Room. Op basis daarvan kijken we welke opleidingsmiddelen we inzetten om de gebruiksvaardigheid van de medewerkers op niveau te krijgen. Zo stippelen we een leertraject uit en stellen we informatievoorzieningen op. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Webinars
  • Instructievideo’s
  • Werkinstructies
  • Quick reference cards
  • Inloopsessies op locatie

Een overzicht van mogelijke opleidingsmiddelen verwerken we in een opleidingsplan. Hierin ondersteunen we jullie voor zover jullie wensen. We ondersteunen graag in het maken van een webinar, instructievideo’s of werkinstructies, maar kunnen hier ook alleen de input voor leveren.

Zoals je las in bovenstaande blog, doen we alles in samenspraak. We passen onze plannen aan, aan de wensen van jouw organisatie en denken met jullie mee. Wil jij aan de slag met het juist inrichten van jouw Meeting Rooms? Of heb je behoefte aan handvaten om je personeel mee te krijgen in dit proces? Dan gaan onze Rogers natuurlijk graag met je in gesprek. Plan hier een meeting in of lees nog even verder op deze pagina.

Aan de slag met Meeting Rooms?

Plan een meeting in

Het succesverhaal van BPD

Bekijk de case!