De uitdaging

Een jaar of 5 geleden maakte BPD de overstap naar Skype. Daarbij was er de behoefte om vergaderruimtes in te richten voor videoconferentie. Je zou dus kunnen stellen: BPD was er vroeg bij als het gaat om hybride werken.

Toch werkte dit in de praktijk iets anders. De vergaderruimte was ingericht met een Surface Hub, een camera en een speaker, maar werd amper gebruikt voor online meetings. Het ging voornamelijk om meetings waarbij alle deelnemers gewoon aanwezig waren op kantoor. Daardoor werd de Surface Hub eigenlijk alleen maar gebruikt om een presentatie te laten zien aan mensen die fysiek aanwezig zijn.

Het gebruik van bestaande Meeting Rooms

Myron Bakker (Senior Applicatiebeheerder bij BPD) vertelt hoe dat er voorheen aan toe ging: ‘’Online meetings vonden wel plaats, bijvoorbeeld als er vergaderd werd met de vestiging in Duitsland. Maar optimaal werkte deze opstelling niet. De video- en speakerapparatuur was wat verouderd. Als je achter in de ruimte zat, was je voor de deelnemers die vanaf een andere locatie deelnamen niet te verstaan, slecht te zien en door elkaar heen praten is al helemaal geen optie. Dan kan echt niemand je meer verstaan.’’ Twee jaar geleden kwam je nog weg met een niet optimaal werkende vergaderruimte met slecht beeld en geluid, maar inmiddels is dat natuurlijk not done!

De overstap van Skype naar Teams

Al voor de coronatijd maakte BPD uiteindelijk de overstap van Skype for Business naar Microsoft Teams. Deze uitrol werd stapje voor stapje aangepakt, waardoor er met Skype en half met Teams werd gewerkt. Zo worden stap voor stap werkzaamheden overgedragen naar het nieuwe systeem en zorg je ervoor dat je je dagelijkse werkzaamheden gewoon kunt blijven doen.

Vlak voor de eerste corona-uitbraak werd de volledige overstap naar Teams gemaakt en werd ook Teams Calling in gebruik genomen. Dat iedereen tijdens de eerste lockdown thuis moest gaan werken, heeft bijgedragen in de adoptie. Doordat veel van de dagelijkse werkzaamheden via één systeem (Teams) verlopen, maken medewerkers van BPD het systeem snel eigen.

De vergadertools bij BPD draaide nog op Skype, het was daardoor ook zaak om deze om te zetten naar Teams. Door deze devices op dezelfde tool te laten draaien als de persoonlijke Teams omgevingen van medewerkers, zal ook de adoptie weer makkelijker zijn.

Whiteboarden met de nieuwe oplossing

Zoals al eerder genoemd werd de Surface Hub voornamelijk gebruikt voor presentaties en boardmeetings. Hierbij wordt ook veelvuldig gebruik gemaakt van de Whiteboard functie. Een belangrijk punt om rekening mee te houden, want deze functie moet absoluut terugkomen in de nieuwe oplossing.

Dat Ask Roger! deze oplossing neer mocht gaan zetten, was een uitgemaakte zaak. Al eerder had Ask Roger!  de implementatie van eerdere videoconferentie-devices en Teams Calling gedaan. Hierover was BPD heel tevreden, dus ze wisten dat ze hiervoor bij ons aan het juiste adres waren.

De oplossing

Inmiddels zijn er twee mooie oplossingen neergezet in twee grote vergaderruimtes in het pand van BPD in Amsterdam en zijn ook wat kleine ruimtes voorzien van apparatuur. Beide ruimtes hebben een andere opstelling, maar zijn wel allebei voorzien van dezelfde devices. Namelijk de Poly Eagle Eye G85T (de camera) en de Poly Trio C60 (de microfoon). In de boardroom worden deze gecombineerd met de Surface Hub (85’’), die hier al stond.

In deze boardrooms is ruimte voor zo’n 8 tot 12 personen. Zoals je ziet op onderstaande afbeeldingen is de ene ruimte in een verticale opstelling en de ander horizontaal. De Eagle Eye camera is hiervoor dan ook ideaal, omdat deze 2 camera’s heeft en hierdoor zowel de hele ruimte als de persoon die op dat moment spreekt tegelijk in beeld kan brengen. De Poly microfoon heeft een bereik van zo’n 6 meter, waardoor deze dus ideaal is voor vergaderruimten van deze grootte. Met de Surface Hubs erbij, zijn deelnemers aan de andere kant van de meeting goed te zien en te horen voor iedereen in de ruimte en wordt tegelijkertijd voldaan aan de eis om te kunnen whiteboarden!

Alle instellingen mogelijk

Myron: ‘’De configuratie van deze devices is heel fijn. Je kunt er van alles zelf mee instellen. De lichtinval bijvoorbeeld, die in de boardroom - vanwege de velen ramen- niet zo handig is voor een online meeting. Door een beetje met de instellingen te spelen, krijg je alsnog de belichting goed voor elkaar!’’

Een andere wens vanuit BPD was dat zowel de gehele ruimte als de spreker in beeld worden gebracht. Aangezien de camera voorzien is van twee losse camera’s, kun je ook dit gemakkelijk instellen.

Makkelijke adoptie en gebruiksvriendelijk

Vlak voor de zomer van 2021 werd de nieuwe set in gebruik genomen. Voor medewerkers van BPD vereiste dit niet heel veel aanpassing. ‘’Deze nieuwe setup had dezelfde bediening als de vorige. De meeste mensen weten inmiddels wel dat ze een vergadering kunnen inschieten vanaf Outlook en daarna gemakkelijk vanaf het device kunnen deelnemen aan de meeting. Alleen de tablets (bedieningspaneeltjes die bij de sets geleverd worden), waren even wennen.’’ Om medewerkers toch nog even te ondersteunen heeft Myron wat korte instructies gemaakt, zodat iedereen kan zien hoe ze snel een hybride vergadering starten.

Eenheid biedt eenvoud

‘’Gelukkig gaan die bedieningspanelen van Teams Rooms steeds meer op elkaar lijken en wordt de bediening ervan steeds eenvoudiger. Iedereen weet dan hoe ze deze moeten bedienen en daarnaast zijn ze bekend met de Teams interface door hun persoonlijke gebruik’’ aldus Myron.

Overigens staan er verdeeld over de verschillende vestigingen van BPD nog verschillende Surface Hubs. Het beheer doet Myron samen met Ask Roger!. ‘’De updates gebeuren op één Surface Hub hier in Amsterdam. Als dit dan goed gaat, kunnen wij daarna op afstand ook de hubs op andere locaties updaten’’.