Waarom kiezen voor gecertificeerde apparaten?
Een hol klinkend geluid en een korrelig videobeeld zijn niet bepaald ideaal wanneer je een belangrijke presentatie geeft of een effectieve vergadering wilt houden. Nu veel organisaties overstappen naar een meer permanente hybride werkomgeving, is het belangrijk om opnieuw na te denken over de apparaten die jij en je collega's de hele dag door gebruiken. Het gebruik van gecertificeerde apparaten is hierbij cruciaal. In deze blog richten we ons met name op persoonlijke apparaten.
Waarom je collega's irriteren met niet-gecertificeerde apparaten?
We hebben allemaal weleens vergaderd met die ene collega die constant technische problemen ondervindt, waardoor frustratie en oogrollen ontstaan bij alle andere deelnemers. Het slechte geluid en de storende achtergrondgeluiden verstoren de vergadering keer op keer, waardoor deze niet soepel en productief verloopt. Uit het rapport 'Hybrid Ways of Working 2022 Global Report' van Jabra blijkt dat 53% van de werknemers aangeeft dat ze bij virtuele vergaderingen gemakkelijker worden afgeleid dan bij volledig persoonlijke vergaderingen. Aangezien een groot deel van de vergaderingen tegenwoordig virtueel of hybride plaatsvindt, kan dit een aanzienlijke impact hebben op de productiviteit. Bovendien heeft het ook gevolgen voor de professionele indruk die je maakt op externe partijen en klanten. Maar wat veroorzaakt nu die irritatie bij het gebruik van niet-gecertificeerde apparaten?
1. Je achtergrondgeluid is luider dan je denkt
Steeds meer mensen werken vanuit verschillende locaties, en het is zelden helemaal stil. Op kantoor zit je naast een collega die aan het praten is, en in een café hoor je geluiden van gesprekken en rinkelend bestek. Thuis kunnen onverwachte geluiden optreden, zoals blaffende honden of spelende kinderen.
Het vermogen om achtergrondgeluid te blokkeren, wordt grotendeels bepaald door het type audioapparaat dat je gebruikt. Dit is precies de reden waarom mensen die de microfoon van hun laptop of gewone consumenten oordopjes gebruiken, bijna 10 keer meer kans hebben om klachten te krijgen over achtergrondlawaai dan mensen die een gecertificeerde headset gebruiken.
2. Je moet jezelf steeds herhalen
Dit hangt grotendeels samen met de eerste reden. Als je microfoon je stem niet goed oppikt, moet je jezelf steeds herhalen. Dit kan komen doordat je microfoon omgevingsgeluid oppikt of omdat je microfoon simpelweg niet geoptimaliseerd is voor online vergaderingen. Het telkens moeten herhalen van jezelf leidt niet alleen tot frustratie bij de andere deelnemers, maar ook tot frustratie bij jezelf. Er is een groot verschil tussen mensen die de microfoon van hun laptop of consumenten oordopjes gebruiken en degenen die een professionele microfoon gebruiken. Het constant moeten herhalen van jezelf is dus een teken dat je waarschijnlijk een niet-gecertificeerd apparaat gebruikt.
3. Je Bluetooth-verbinding valt steeds weg
Stel je voor dat je in gesprek bent met een belangrijke klant en plotseling valt je audio uit. Jij praat gewoon door, omdat je je niet bewust bent van het probleem. Uiteindelijk merk je dat mensen onrustig worden en berichten in de chat verschijnen dat niemand je kan horen. Je probeert je oordopjes opnieuw aan te sluiten, je verlaat de vergadering en komt weer terug. Gestrest en gefrustreerd besluit je uiteindelijk om de audio van je laptop te gebruiken, wat kan leiden tot meer storend achtergrondlawaai. Het resultaat? Verloren vergadertijd, stress en een slordige indruk achterlaten.
Met een gecertificeerd apparaat is dit scenario gelukkig eenvoudig te vermijden. Gebruik de meegeleverde dongle (het kleine USB-apparaat dat je in je computer steekt) van je gecertificeerde headset, zodat je een sterkere en betrouwbaardere Bluetooth-verbinding hebt. Zo blijf je altijd verbonden met je laptop en bijvoorbeeld het platform Microsoft Teams.
Dus waarom kiezen voor 'Teams gecertificeerde' apparaten?
Uit de meest recente Work Trend Index van Microsoft blijkt dat de hoeveelheid tijd die per week wordt besteed aan Microsoft Teams-vergaderingen en -gesprekken met 300% is toegenomen sinds februari 2020. Het hebben van inefficiënte vergaderingen wordt gezien als het grootste obstakel voor de productiviteit van werknemers. De kwaliteit van gesprekken en vergaderingen is een belangrijke indicator voor productieve teams. Het is dus essentieel dat jij als IT ' er kunt zorgen voor een positief effect op de bel- en vergaderomgeving door het gebruik van gecertificeerde apparaten.
Wat zijn 'Teams gecertificeerde' apparaten?
Een 'Teams gecertificeerd' apparaat is een apparaat dat uitgebreide tests heeft doorstaan en voldoet aan de prestatie- en functionaliteitnormen voor UC-platforms (Unified Communications) zoals Microsoft Teams. Vanuit prestatie-oogpunt bieden deze apparaten audio- en/of videokwaliteit die zorgen voor de best mogelijke ervaring op het door jou gebruikte platform. Vanuit functionaliteit oogpunt betekent certificering dat er geen functies of kenmerken van het platform zijn die niet compatibel zijn met het apparaat dat je gebruikt. Met andere woorden, de apparaten sluiten naadloos op elkaar aan en veroorzaken geen conflicten.
Platform-specifieke certificeringen en algemene certificeringen
Niet alle certificeringen zijn platform specifiek. Er zijn ook algemene UC-certificeringen die worden toegekend aan producten die voldoen aan de basisvereisten voor zakelijk gebruik. Deze certificeringen omvatten onder andere de mogelijkheid om verbinding te maken met meerdere apparaten, verbeterde gesprekskwaliteit en extern gespreksbeheer. Daarnaast zijn er ook 'Open Office'-apparaten. Deze apparaten zijn uitvoerig getest op functies zoals de mogelijkheid van een microfoon om omgevingsgeluid, kantoor gesprekken en specifieke menselijke stemmen (anders dan de jouwe) te onderdrukken.
Het verschil is echter dat deze apparaten niet beschikken over handige functionaliteiten die specifiek zijn afgestemd op het platform dat je gebruikt. Een Teams-headset kan bijvoorbeeld het gebruik van Teams versnellen en vereenvoudigen dankzij handige fysieke knoppen op het apparaat.
Meer professionele ondersteuning
Naast het bieden van professionele en efficiënte Microsoft Teams-vergaderingen en -gesprekken aan je medewerkers, is er nog een ander voordeel. Wanneer je kiest voor een gecertificeerd apparaat, krijg je ook extra productondersteuning van zowel de UC-partner als de leverancier van randapparatuur of eindpunten. Bedrijven als Jabra en Microsoft bieden uitgebreide ondersteuning aan organisaties die hun producten en diensten gebruiken. Deze hoogwaardige ondersteuning tussen de fabrikant van de randapparatuur en de UC-partner stelt hen in staat om samen te werken bij het oplossen van eventuele problemen met een product of platform die de gebruikerservaring kunnen beperken. Verbeterde ondersteuning na aankoop helpt organisaties ook om het aantal IT-tickets te verminderen, waardoor jouw IT-team meer tijd heeft voor urgente problemen.
Conclusie
De conclusie laat zich raden... Kies voor 'Teams gecertificeerde' apparaten wanneer je Microsoft Teams gebruikt voor bellen en vergaderen. Met gecertificeerde apparaten zorg je voor een positief effect op de bel- en vergaderomgeving. Je wilt natuurlijk niet bekendstaan als die collega of dat bedrijf dat irritatie veroorzaakt tijdens telefoongesprekken en vergaderingen. Heb je hulp nodig bij het kiezen van de juiste apparatuur? We adviseren je graag. We bieden bijvoorbeeld workshops aan of organiseren een proeftuin om je te ondersteunen bij het inventariseren van de benodigde eindgebruiker-apparatuur.
*Deze blog is tot stand gekomen in samenwerking met Jabra.