Haal het maximale uit je Teams Meeting Rooms investering
Als IT-professional wil je graag antwoord geven op de vraag hoe je het maximale rendement kunt behalen uit je Teams Meeting Rooms investering. Het gaat niet alleen om de implementatie, maar ook om het daadwerkelijke gebruik van de beschikbare oplossingen. Alleen door actief gebruik te maken van de meeting rooms zorg je ervoor dat je het optimale resultaat behaalt.
Overweeg je om Teams Meeting Rooms aan te schaffen of heb je dit al gedaan en wil je weten hoe je de ROI kunt maximaliseren? Lees dan verder!
Wat levert de investering in Teams Meeting Rooms op? Kosten vs. baten
Bij het inventariseren van de kosten van Teams Meeting Rooms kan het zijn dat je denkt: "Dat is nogal prijzig" of dat je deze reactie hebt gekregen toen je je plan presenteerde. De kosten omvatten hardware zoals videocamera's, speakers, microfoons, schermen, enzovoort. Daarnaast zijn er Microsoft Teams-licenties die moeten worden aangeschaft en extra uren voor IT-beheer. Het is geen probleem om in deze investering te stappen, maar je wilt natuurlijk weten wat het oplevert.
In dit artikel geven we geen exacte kosten-batenanalyse, omdat dit sterk afhankelijk is van de specifieke situatie. Als je zelf een berekening wilt maken, kun je deze blog raadplegen, waarin je met een voorbeeldberekening aan de slag kunt gaan.
Waarom investeren in Teams Meeting Rooms loont: dit zijn de voordelen
Wel delen we natuurlijk graag, in het kort, de algemene voordelen die er zijn voor organisaties die kiezen voor het implementeren van hybride werken en vergaderen met Microsoft Teams Meeting Rooms:
- Flexibiliteit voor medewerkers: Geef je medewerkers de vrijheid om te werken op de locatie die het beste bij hen past. Dit is een groot voordeel, vooral omdat we de vrijheid van tijds- en plaatsonafhankelijk werken hebben ervaren. Medewerkers hoeven niet meer voor elke geplande vergadering in de auto te stappen als het handiger is om thuis te werken.
- Grotere talentpool: Hybride werken en vergaderen vergroot de vijver waaruit je nieuwe werknemers kunt vissen, wat vooral gunstig is in deze tijd van een krappe arbeidsmarkt. De afstand van huis naar werk speelt een kleinere rol, waardoor je medewerkers vanuit het hele land kunt aantrekken.
- Tijdsbesparing: Minder tijd in de file staan en de mogelijkheid om de rit naar het werk of naar klanten over te slaan, leidt tot aanzienlijke tijdbesparingen. En zoals we allemaal weten, tijd is geld. Je zult het verschil merken!
- Milieuvriendelijk: Het op afstand werken en vergaderen draagt bij aan een groener leven en meer aandacht voor het milieu. Kijk maar naar de impact op de luchtkwaliteit en de natuur toen iedereen in 2020 vanuit huis werkte.
5 tips om ROI van je Microsoft Teams Rooms investering te verhogen
1. Kies de goede oplossing die precies past bij de behoefte van jouw organisatie
Een goede basis leggen is essentieel. Voordat je begint, is het belangrijk om te inventariseren welke oplossing het beste aansluit bij de behoeften van jouw organisatie en medewerkers. Maak het gebruik van Teams Rooms zo eenvoudig mogelijk door bijvoorbeeld Microsoft Teams panels op de muur of tafel te monteren. Met één druk op de knop kunnen medewerkers deelnemen aan een vergadering zonder dat ze hun laptop nodig hebben. Zorg er ook voor dat je kiest voor Teams-gecertificeerde hardware om communicatieproblemen te voorkomen en interne supporttickets te verminderen.
2. Zorg voor een optimaal adoptie traject
Adoptie is de key voor optimaal gebruik van je IT-tools. Dat klinkt je vast bekend in je oren en dat geldt zeker ook voor Meeting Rooms. We zouden wel een blog op zich kunnen schrijven over hoe je dat het beste doet en dat hebben we dan ook gedaan 😉.
In deze blog lees je er alles over. Samenvatting van het verhaal? Neem je gebruikers vanaf het begin van het proces mee, dan zijn er minder twijfels en angsten en geef je ze de kennis en het vertrouwen om er echt mee te werken. Dus niet pas na de implementatie. Hoe? Webinars, instructievideo’s, werkinstructies, quick reference cards en inloopsessies op locatie it is! Het resultaat; medewerkers die de oplossing ook echt gebruiken. En dat is natuurlijk de allergrootste win voor je ROI!
3. Ondersteun werken op afstand
Een mooi voorbeeld: je Meeting Rooms zijn perfect ingericht, de collega die thuis werkt komt de meeting in en de vergadering kan beginnen. Helaas is je collega niet goed te zien, het beeld hapert en ook het geluid kraakt en valt weg. Weg efficiënte en fijne video-ervaring. Belangrijk dus om je mensen thuis niet te vergeten.
Zorg ervoor dat je collega's die op afstand werken dezelfde kwalitatieve vergader ervaring hebben als zij die fysiek aanwezig zijn. Investeer in professionele producten voor thuiswerkplekken, zoals goede headsets, losse camera's en stabiel internet. Dit klinkt als extra kosten, maar verhoogt daadwerkelijk je ROI. Het zorgt er logischerwijs voor dat mensen niet toch maar naar kantoor rijden, om daar beter met elkaar te kunnen vergaderen. Als dat wel het geval is worden vergaderkamers wel gebruikt, maar blijven de Meeting Rooms systemen uit.
4. Maak gebruik van het toekomstbestendige platform
Met Microsoft Teams kies je niet alleen voor een krachtig platform in het heden, maar ook voor een toekomstbestendige oplossing die voortdurend wordt geüpdatet. Door te investeren in Microsoft Teams Meeting Rooms ben je verzekerd van de nieuwste functionaliteiten en verbeteringen, waardoor je up-to-date blijft en in de toekomst minder kosten. Dit is een belangrijk aspect om mee te nemen bij het verantwoorden van de investering, vooral als je werkzaam bent in de IT-sector.
Elke keer komen er weer super handige features die het hybride vergaderen nog fijner en efficiënter maken. Wil je dat je medewerkers daar ook gebruik van maken en dus nog meer uit de Meeting Rooms halen? Tip: Stel hiervoor een verantwoordelijke aan. Deze persoon haalt de kennis op, zorgt dat nieuwe functionaliteiten bekend zijn én ook op de juiste manier gebruikt wordt.
Breng bijvoorbeeld je mensen op de hoogte door informatie te delen in interne Teams kanalen, geef opnieuw een training, maak een video et cetera. Er is zoveel informatie dat we kunnen voorstellen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Schakel dan hiervoor je IT-partner in. Elke maand lichten wij bijvoorbeeld de belangrijkste functionaliteiten en producten uit in ons Teams Update. Tip: Abonneer helemaal onderaan deze pagina op onze nieuwsbrief en mis het niet 😉.
5. Organiseer efficiënt IT-beheer
De laatste tip die we je willen meegeven, is een tip die direct invloed heeft op je IT-beheer. Het verbeteren van de gesprekskwaliteit en de functionaliteit van je communicatieplatform is van essentieel belang om de waarde ervan te maximaliseren. Om dit te realiseren, is het noodzakelijk om het gebruik van apparatuur en de kwaliteitsniveaus te monitoren en eventuele problemen direct te signaleren. IT-teams moeten proactief oplossingen zoeken voor problemen die van invloed kunnen zijn op verschillende ruimtes, apparaten of gebruikers. De tijd die IT besteedt aan het implementeren, beheren en ondersteunen van videovergaderingen en samenwerking apparaten heeft ook een impact op het verhogen van je ROI.
Een aantal zaken in de tips hierboven helpt al om je IT-beheer zo efficiënt mogelijk te maken. Het gebruik van gecertificeerde hardware en het optimaliseren van de adoptie, onder andere door middel van instructievideo's, kunnen het aantal tickets verminderen. Daarnaast is het aanbevolen om ruimtes en apparaten op afstand te beheren als IT-beheerder. Als de standaard Microsoft Teams-beheeromgeving niet voldoet, kun je op zoek gaan naar een beheerconsole voor apparaatbeheer. Dit stelt je in staat om op één webinterface veel verschillende apparaten overal te beheren.
Conclusie?
Uiteindelijk zie je dat een investering in technologie, niet een losstaande gebeurtenis is. En in het geval van je Microsoft Meeting Rooms al helemaal. Het succes hangt van zoveel meer factoren af dan alleen maar de goede oplossing kiezen. Je moet ook je gebruikers meenemen door middel van adoptie, werken op afstand faciliteren, je gebruikers blijven ondersteunen en IT-beheer optimaliseren. Als je deze gebieden zo goed mogelijk aanpakt, zorg je ervoor dat je medewerkers optimaal gebruik maken van de beschikbare oplossing en je je ROI dus verhoogt.
Hulp nodig bij de inventarisatie, aanschaf en implementatie van je Teams Meeting Rooms? Ask Roger!