Klantverhaal

Welzijn Scheveningen

Laagdrempelig bereikbaar door webchat en WhatsApp geïntegreerd in Microsoft Teams

Als dé maatschappelijke organisatie voor inwoners van Scheveningen is goede bereikbaarheid heel belangrijk voor Welzijn Scheveningen. Met meer dan 525 vrijwilligers en ongeveer 45 medewerkers zorgen zij voor verbinding in het Haagse stadsdeel Scheveningen. Met hun maatschappelijk- en jeugdwerkers staan zij inwoners bij waar nodig. De corona-crisis bracht daarin wat uitdagingen met zich mee. Tijd om daar iets aan te doen!

De uitdaging

Sinds het begin van de Coronascrisis merkte het team Sociaal Werk van Welzijn Scheveningen dat ze door de sluiting van locaties en open inloop, minder laagdrempelig bereikbaar waren voor hun Scheveningers met (hulp)vragen dan ze zouden willen. Een gratis en eenvoudige manier van contact zoeken was dan ook waar ze naar op zoek gingen. Al snel kwamen ze uit bij een WhatsApp for Business account. Handig, want daarmee konden Scheveningers hen in ieder geval gratis bereiken. Maar als je werkt vanuit een team, waarbij alle (op verschillende locaties) collega’s de vragen moeten kunnen beantwoorden, is dat weer niet handig. Dit zou dan betekenen dat een telefoon gerouleerd moet worden en dat is niet werkbaar.

De oplossing

Na wat Google-werk kwam Welzijn Scheveningen op de oplossing van Ask Roger!, ROGER365.io. Dit platform integreert verschillende communicatiekanalen in Microsoft Teams, waardoor alles dus centraal binnenkomt bij één team. Bijkomend voordeel was dat Welzijn Scheveningen al gebruik maakte van Teams, waardoor het proces snel in gang kon worden gezet. En dat was precies wat ze wilden!

Webchat en Whatsapp integratie

Emilie Ceulemans, coördinator Sociaal Werk bij Welzijn Scheveningen vertelt erover: ‘’Het echte interessante zit hem natuurlijk in het product, maar het hele verhaal rondom het platform ROGER365.io is inspirerend. Er is zoveel mogelijk. Wellicht dat zulke dingen interessant kunnen zijn voor de toekomst!’’

Een week na het eerste contact met Ask Roger! was er vanuit Welzijn Scheveningen al akkoord. De webchat en WhatsApp integratie werd in gang gezet. ‘’We werden stap voor stap begeleid door de specialist van Ask Roger!. Onze ICT’ers en alle andere betrokkenen werden meegenomen in elk detail. Als iets niet werkte waren de Rogers snel bereikbaar en dankzij korte lijntjes werden uitdagingen snel opgelost!’’ zegt Emilie.

Even wennen, maar goed bereikbaar

Eind juni konden de webchat en WhatsApp integratie live en was Welzijn Scheveningen op nóg meer manieren bereikbaar voor de Scheveningers. Inmiddels wordt er steeds meer gebruik gemaakt van zowel de webchat als WhatsApp, vragen van bewoners komen binnen, worden direct beantwoord of naar aanleiding van de chat wordt een telefonische of face-to-face afspraak gepland. Emilie: ‘’We merken dat het iets oplevert, zeker via WhatsApp. De webchat is nog wat wennen, omdat mensen daar echt à la minute antwoord willen en het chatvenster vaak binnen enkele seconden al sluiten. We zijn daarvoor nog aan het kijken naar een oplossing. Zo leren zowel wij als Ask Roger! hier gaandeweg steeds meer van, dat is mooi om te zien.’’

Al doende leert men

‘’We ontwikkelen onze chat-bereikbaarheid door middel van Trial and Error, zijn veel aan het experimenteren en alles is volop in ontwikkeling. Mooi, want dat gaat eigenlijk hand in hand met de ontwikkelingen die ROGER365.io doormaakt*. De sms-integratie die wij in eerste instantie wilde, maar nog in ontwikkeling is, is voor ons heel interessant. Dit gaan wij dus zeker in de gaten houden.’’

* ROGER365.io staat niet stil, er worden nog veel nieuwe functionaliteiten ontwikkeld. Deze ontwikkelingen delen we steeds zo veel mogelijk met onze klanten, zodat zij continue op de hoogte zijn van alle mogelijkheden binnen het platform.

Hoe Roger

is dat?

Welzijn Scheveningen is erg tevreden over de samenwerking met Ask Roger! Met woorden als transparant, prettig in afstemming en gedetailleerd vanuit Welzijn Scheveningen kunnen we spreken over een mooie samenwerking tussen twee relatief kleine clubs. Hun motto ‘elkaar kennen, elkaar helpen’ gaat dus ook in deze samenwerking mooi op. Zij leren van ons platform, wij leren van hen als gebruikers.

Bekijk

ook onze andere cases