De uitdaging
Veel grote events vielen met de komst van het coronavirus in het water. Beurzen, concerten, theatervoorstellingen en, vooral voor de zorg voelbaar, bijscholingsevenementen. Zo’n 10 keer per jaar organiseerde het Albert Schweitzer ziekenhuis een Albert Event voor nascholing van huisartsen en andere zorgprofessionals. Omdat deze niet op de reguliere manier door kon gaan door de coronamaatregelen, zochten zij naar een andere oplossing. Online dus! En wel via een Microsoft Teams Live Event.Extra uitdaging
Voor de accreditatie van een nascholing is het een vereiste dat van deelnemers kan worden nagegaan of ze daadwerkelijk virtueel deelnemen. ‘’Als huisarts ontvang je punten wanneer je deelneemt aan een geaccrediteerde nascholing. Artsen houden hiermee hun medische kennis actueel. Normaal gesproken vragen we bij binnenkomst van een event een handtekening op de presentielijst. Zo bevestigen we dat een arts aanwezig is geweest, maar dat ging deze keer niet’’ vertelt Steven Haverkamp, relatiemanager huisartsen, eerstelijn en VVT bij het Albert Schweitzer ziekenhuis. Ook hiervoor moest dus gekeken worden naar een oplossing binnen het Teams Live Event.De oplossing
Steven Haverkamp vertelt erover. ‘’Na overleg met onze ICT afdeling kwamen we tot de conclusie dat, wat betreft veiligheid, Microsoft Teams de beste optie was om onze evenementen toch nog te kunnen laten doorgaan. Zo werd ons event een Microsoft Teams Live Event. Daar hadden we nog weinig ervaring mee, dus kwamen we via Q Conferencing bij Ask Roger! terecht!’’Ten tijde van het eerste evenement dat georganiseerd werd, was het nog mogelijk om een beperkt aantal deelnemers in de zaal aanwezig te hebben. Hiermee werd het dus een heel dynamisch event, omdat de interactie met het publiek er ook nog was. Om voor de eerder genoemde accreditatie in aanmerking te komen, moest het mogelijk zijn om tijdens het event vragensessies en achteraf een eindtoets af te nemen. ‘’Gelukkig bleek ook dit mogelijk in een Teams Live Event. En ook dit heeft Martin goed opgepakt met onze ICT-afdeling.’’ Uiteindelijk heeft Microsoft Forms hiervoor de oplossing geboden.
‘’De reacties op het event waren positief, het werd heel goed ontvangen. Doordat er ook deelnemers in de zaal zaten was er veel meer dynamiek. Het stellen van vragen aan de avondvoorzitter en de sprekers ging hierdoor makkelijk. Het was voor ons een geslaagd eerste experiment. Onze CMIO Mark Friebel was ook betrokken en positief over het resultaat. Het is mooi om te zien dat de belangstelling voor het event nu groter is. Ook van buiten de regio. De drempel van afstand is nu natuurlijk weggenomen, wat veel tijd scheelt.’’ Aldus Steven Haverkamp.
Volledig zelfstandig evenement
Steven Haverkamp: ‘’Op 8 december hebben we voor de tweede keer een remote event georganiseerd. Eén van onze medewerkers heeft tijdens het vorige evenement goed met jullie meegekeken en zo is besloten dat we dit deze keer ook zelfstandig kunnen. Volledig digitaal en met 120 inschrijvingen, maar met de handleiding die Martin voor ons heeft gemaakt, is het ons weer gelukt om een mooi event neer te zetten.’’
