Van weerstand naar ambassadeur

''Hoe ik adoptie zie? Het is het optimaal gebruik maken van de systemen en optimaal gebruik maken van de mogelijkheden. Maar de techniek is niet leidend, jouw werk is leidend. Het gaat erom dat technologie helpt om je werk zo goed mogelijk te doen. Het gaat om de optimale samenwerking tussen jou en de techniek.''

Hoe doen we dat?

''We doen heel klantspecifiek de workshop adoptie en devices. Dit is een workshop uit ons Road to Success model. Dat wij devices hierbij meenemen is uniek, maar daar later meer over. Leidend in deze workshop zijn een aantal gedragingen. Ik wil het, ik ken/kan het en ik doe het. Op basis daarvan is de adoptie opgebouwd. We beginnen hierbij met het vaststellen van de doelstellingen.''

Ik wil het

''We bepalen de aanpak per persona in de organisatie. Wat is er nodig bij welke gedragingen? ‘Ik wil het’ is voor iedereen. We zorgen ervoor dat medewerkers weten wat er gaat komen en de voordelen ervan inzien. Dit doen we door het gebruik van verschillende communicatieuitingen. Dit is heel organisatiespecifiek. Bij een scholengemeenschap waren dat bijvoorbeeld posters in de lerarenkamer met voordelen als: overal werken: thuis, onderweg of op school. Het kan ook bestaan uit video’s, berichten op Intranet omgevingen etc.''

Ik ken/kan het

''Dit onderdeel staat in teken van trainingen! Klassikale, theoretische of hands-on. We kijken welke methode het beste past bij de organisatie. Theoretisch zijn we hier overigens niet echt een voorstander van, gewoon lekker gelijk mee doen werkt beter. Ook houden we rekening met cultuuraspecten. Waarom stappen zij over? Wat zijn de bedrijfsdoelstellingen? Ook hierbij letten we weer op de verschillende persona’s. Receptionisten krijgen vaak meer aandacht dan andere gebruikers. Zij hebben vaak ook een opvoedkundige rol. Zij zijn de eerste die last hebben van collega’s die hun status niet bijhouden. Onnodig verbinden hoeft niet meer met Skype, maar dan moet wel iedereen daaraan meewerken. Ik wil dat mensen de trainingen onthouden. Dat het niet zomaar een training is, maar een persoonlijke training met veel humor.

Devices hoort ook in onze workshop zei ik al. Waarom werkt dat zo goed? Elk apparaat is zo specifiek, een verkeerd apparaat kan in één klap de adoptie tegenwerken. Ik zal een voorbeeld geven dat misschien gek klinkt, maar echt een ding is. Vrouwen belden met vaste telefoons en moeten nu met headsets gaan werken. Een gevaarte op je hoofd dat funest voor je haar is, waar je zo lang mee bezig bent geweest. We hebben daarom ook headsets met een band in de nek. De medewerkers hebben dus invloed op de keuze. Hoe? We maken een proeftuin met opstellingen waar de medewerkers bijvoorbeeld een headset kunnen testen of uitkiezen. Ook richten we weleens een ruimte in, waar de key-users langs kunnen lopen. Overigens stellen we eerst wel een shortlist op met producten die binnen het budget en de gewenste functionaliteiten vallen. Deze manier werkt erg goed voor de adoptie, je neemt mensen mee in het proces en laat ze zelf kiezen!''

Ik doe het

''Het laatste onderdeel gaat over de migratiestrategie. Hoe zorg je ervoor dat mensen het optimaal gebruiken tijdens hun werk? Ook hierbij kijken we goed naar de organisatie en de technische aspecten. In één keer helemaal over of bouwen we het op? En op welke dag is dat het handigst? Midden op de dag? Op de dag van de livegang zetten we floorwalking in. Rogers lopen rond om mensen te ondersteunen waar nodig. Ook geven we intensieve begeleiding aan de receptionisten. Vragen waar zij tegenaanlopen in de praktijk, kunnen gelijk worden beantwoord. We ondersteunen hierbij trouwens ook de beheerders!''

Klinkt als kat in het bakkie, maar hoe is het in de praktijk?

''Nieuwe dingen leveren natuurlijk altijd weerstand op. Bij de een meer dan bij de ander. Je merkt dat mensen uit zichzelf niet willen veranderen, ze moeten. Ik betrek het dan vaak op mijzelf, hoe mij deze manier van werken heeft geholpen. Ik gebruik ook vaak het voorbeeld van Oosterlicht. Wat ik zo leuk vind om te zien, zijn mensen op leeftijd die na de training lekker aan het videobellen of schermdelen zijn. Helemaal trots dat zij dat zelf hebben gedaan, geweldig! Wat ik ook tof vind aan dit werk is dat ik me echt een onderdeel van het bedrijf voel. Ik ben zo’n lange periode daar bezig, heel de organisatie is al een keer langs geweest. Ik ken iedereen bij naam. Ik hoor persoonlijke verhalen van mensen, afscheid nemen is dan best moeilijk! Maar waar ik echt trots op ben, is op een Henk die heel terughoudend is in de training, maar later de ambassadeur is in de organisatie is. Degene die het promoot bij alle medewerkers! Dat is het grootste compliment dat ik kan krijgen!''