Optimaal hybride werken in Meeting Rooms met deze nieuwe features in de Maart update

Het eerste kwartaal van 2022 zit er alweer bijna op en we hebben heel wat nieuwe Teams functies de revue zien passeren. Ook deze maand zijn er weer nieuwe functionaliteiten bekend gemaakt, die in de komende maand uitgerold worden. Reken er maar op dat vergaderen en bellen met Teams nóg makkelijker wordt. 

Meetings

Begeleidende modus

Deelnemen aan een vergadering vanaf je telefoon terwijl je vanuit de Meeting Room deelneemt heeft straks nog meer voordelen. Je doet dit dan namelijk met één klik. Op je telefoon heb je zicht op de chat en gedeelde documenten en steek je bijvoorbeeld je hand op, terwijl het scherm in de Meeting Room altijd de deelnemers laat zien.

Video vastzetten

Het vastpinnen van schermen kan natuurlijk al een tijdje. Maar dit kan alleen met andere deelnemers. Met deze nieuwe functie werkt dit ook voor je eigen videobeeld. Ben je aan het presenteren vind je het irritant om jezelf te zien? Dan zet je je eigen videobeeld gewoon uit. Dit doe je dan alleen bij jezelf, zodat andere deelnemers jou wel nog steeds zien. Wil je juist wel zien hoe je erbij zit, pin je eigen video dan vast.

Wordcloud

 Microsoft Forms gebruiken we al veelvuldig tijdens meetings, workshops en inspiratiesessies. Werkt ook al goed, maar nog leuker als je de uitslagen ook op een leuke manier kan delen met de deelnemers. Daarom is er nu de optie om de uitslag van een poll of open vraag in een word-cloud af te beelden.

Calling

Walkie Talkie op Teams-telefoonapparaten

De Walkie Talkie app vertelden we je in de vorige update al over. Met deze update zal deze app ook beschikbaar worden op Teams-telefoons. Zo kan je vanaf het dashboard op de telefoon direct communiceren met je collega’s in hetzelfde Teams-kanaal.

 

Meeting Rooms

Inchecken en ruimte vrijgeven

Om ervoor te zorgen dat vergaderruimten maximaal worden gebruikt, kunnen IT-beheerders nu Teams-panelen instellen om gereserveerde vergaderruimten vrij te geven als ze niet worden gebruikt. Dus heb je een ad-hoc meeting, dan kan je de ruimte ‘claimen’ door op inchecken te klikken. Als niemand incheckt, wordt de ruimte vrijgegeven, zodat anderen hem kunnen reserveren en gebruiken.

‘Knock-knock’-melding op Teams Rooms

Je kent het wel: je komt aan bij een vergaderruimte die je gereserveerd hebt, maar hij is nog bezet. Je bent dan ook iets te vroeg, dus wacht rustig af tot de deelnemers voor je de ruimte uit komen. Blijven ze toch wat langer zitten, klop je gewoon even op de deur met de vraag of ze plaats willen maken. En Microsoft zou Microsoft niet zijn als ze daar niet nog iets anders op bedenken. 

Wanneer een Teams paneel is gekoppeld aan een Microsoft Teams Rooms, kan de “Check in” knop op het paneel namelijk worden gebruikt om een melding te sturen naar het scherm in de vergaderruimte. Mensen in de ruimte krijgen dan een melding dat hun reservering is beëindigd en dat anderen wachten op de ruimte.

Camerabediening op afstand

Deelnemers aan een vergadering kunnen tijdens een vergadering de zoom en oriëntatie van een camera regelen in Teams Rooms op Windows. De camera moet hier natuurlijk wel geschikt voor zijn. IT-beheerders kunnen bepalen welke Teams-ruimten zijn ingeschakeld voor camerabesturing op afstand.

Chatten en samenwerken

Meldingen dempen tijdens vergaderingen

Een handige functie voor belangrijke vergaderingen die je volle focus nodig hebben. Je dempt hiermee gemakkelijk meldingen tijdens vergaderingen, waardoor je geconcentreerder deelneemt aan vergaderingen. Je kiest ervoor om meldingen voor alle vergaderingen uit te zetten (deze functie bestond al langer), of per vergadering de meldingen te dempen. 

Chatberichten vastzetten

Belangrijke berichten moeten niet over het hoofd gezien worden. Met deze functie pin je een Teams-chatbericht vast, zodat chatleden deze als eerst zien als ze de chat openen.  

Chatdichtheid

Hoe ouder je wordt, hoe groter de letters op je telefoon moeten 😉. Niet zo gek dus, dat je dit op je beeldscherm ook makkelijk wil kunnen instellen, zonder dat je enorm hoeft in te zoomen. Met deze functie stel je de ruimte tussen chatberichten in. Meer of juist minder tekst zien in één oogopslag in je chats? Dat regel je dus met de chatdichtheid.

Roadmap

Op de roadmap van deze maand vinden we ook een aantal handige nieuwe functies. Die kun je dus ook daadwerkelijk deze maand al in gebruik nemen.

  • Vanaf deze maand is de capaciteitsmelding voor Teams Rooms beschikbaar. We vertelden hier al eerder over. Stel een maximale capaciteit in voor een ruimte en je zorgt ervoor dat medewerkers niet hoeven proppen voor een plekje.
  • Ook het inchecken in ruimten, waardoor de mensen die op dat moment in de ruimte een melding krijgen (zoals je hierboven las) is vanaf deze maand beschikbaar.

Het aantal nieuwe features voor Teams Rooms neemt elke maand toe. We houden je hier uiteraard over op de hoogte in deze blogs, maar om te zien hoe je dit toepast, raden we je aan om eens deel te nemen aan onze (gratis) Meeting Rooms workshop. Daar vertelt onze Josi je alles over het hoe, wat en waarom van Meeting Rooms.  

Meeting Rooms in de praktijk?

Check de workshop