In 5 stappen jouw Teams Meeting Rooms klaar voor hybride werken

Je zult wel denken: ja ja, dat hybride werken belangrijk is weten we nu wel. Ja, dat snappen we. Maar we willen het er toch heel graag nog even met je over hebben. Voor een groot deel doen we dit nu natuurlijk al. De meeste mensen met een kantoorbaan hebben al een ritme gevonden in het deels thuis en deels op kantoor werken en dat gaat tot nu eigenlijk best goed.

Tot nu ja… In vakantietijd loopt het aantal meetings voor de meeste mensen vaak fors terug en zeker vergaderingen met grotere groepen vinden maar weinig plaats. Die één-op-één meetings zijn natuurlijk nog steeds goed te doen, onafhankelijk van waar deelnemers zich bevinden. Maar wat gebeurt er als je straks een meeting hebt met 8 mensen, waarvan er 5 op kantoor aanwezig zijn en 3 thuis zitten? Gaan die 5 op kantoor dan maar verspreid door het kantoorpand zitten om elkaar niet in de weg te zitten tijdens die meeting en zo allemaal plekken bezet houden?

Niet echt handig natuurlijk. Daarom zou fijn zijn als de 5 personen op kantoor dan ook gewoon in één ruimte kunnen plaatsnemen. Maar denk eens aan hoe dat vroeger ging…

Paniek!

Het salesteam heeft de hele woensdagochtend vrijgehouden van afspraken, zodat iedereen op kantoor is en niet onderweg of bij klanten. Maar dan laat Peter een halfuur van tevoren weten dat hij niet fysiek aanwezig kan zijn op kantoor, zijn dochter zit namelijk ziek thuis. Toch moet de vergadering wel echt doorgaan, er is zoveel moeite gedaan om het hele team bij elkaar te krijgen.

Intussen is er lichte paniek ontstaan in het team en zijn er alvast 2 collega’s naar de vergaderzaal. Als je Peter goed bij de meeting wil betrekken, moet je er wel voor zorgen dat hij goed verstaanbaar en te zien is en dat hij jullie ook goed verstaat. Ligt er ergens nog een goede speaker? En misschien moeten we even de camera van iemands bureau afhalen, dan gebruiken we die.

Waarom nu handelen?

Vaak leidde deze voorbereiding ertoe dat er uiteindelijk toch maar een laptop midden op tafel werd gezet en maar de helft van de mensen Peter kon horen en andersom. En als je daar nu over nadenkt, is het natuurlijk heel gek als we dat straks nog toelaten. Zeker als we op onze persoonlijke devices wel allemaal goed te verstaan en zien zijn en alles zelf ook goed meekrijgen.

Bovenstaande situatieschets laat wel goed zijn dat het tijd is voor verandering. Je kunt als organisatie niet achterblijven in het goed faciliteren van je Teams Meeting Rooms, want in 9 van de 10 vergaderingen die je in de toekomst zult hebben, zal het voorkomen dat er mensen van een afstand deelnemen. En je wil natuurlijk ook dat zij, net als wanneer iedereen op een persoonlijk device deelneemt aan de vergadering, gelijkwaardig kunnen deelnemen aan de meeting.

Onze Patrick sprak over deze situatie al met Remco de Kramer van Microsoft. Hoe ziet de toekomst van hybride werken eruit en wat is het belang van Teams Meeting Rooms? Je kunt de video hier bekijken.

Kleinere ruimtes en eigen devices

Een andere uitdaging die we nu bij veel van onze klanten zien, is dat veel vergaderruimtes zijn uitgerust voor grote groepen. Best handig, die vergaderzalen voor 20 man, maar hoe vaak ga je die nog daadwerkelijk met 20 man gebruiken? In de meeste gevallen zal er hooguit 12 man op kantoor zijn en zullen de overige 8 vanuit een andere locatie deelnemen.

Daarnaast zien we ook nog veel dat men allemaal zijn eigen device mee de ruimte in neemt. Laptops moeten worden ingeplugd om op groot scherm te zien te zijn en externe camera’s en speakers moeten nog worden aangesloten. Veel fijner als je gewoon een ruimte in kunt lopen en met 1 klik op de knop deel kunt nemen aan een meeting.

Aan de slag

Nu je weet dat je echt aan de bak moet, zien we al wat vraagtekens opkomen. Want waar begin je? En welke devices moet je dan hebben? En wat werkt voor welke situatie? Gelukkig zijn daar onze Rogers voor. We kijken altijd stap voor stap en met elkaar naar de beste oplossing voor jouw organisatie en situatie.

Stap 1 – Inventariseren

Allereerst kijken we natuurlijk wat jullie organisatie nodig heeft. Welke ruimtes willen jullie onder handen nemen en hoe zien deze eruit. Zijn het grote conferentieruimtes, een vergaderzaal voor 5, 10 of misschien wel 25 man of is het een kleine ruimte om met 4 personen te kunnen vergaderen? En waar wordt deze ruimte voor gebruikt? Voor overleg, brainstormsessies of juist meer het geven van presentaties. Allemaal van belang bij de keuze voor de juiste devices.

Stap 2 – Testen

Voor je direct een aankoop doet, wil je natuurlijk wel weten of de devices werken zoals je bedacht had. Daarom is het in sommige gevallen goed om een testcase in gebruik te nemen voor bijvoorbeeld 2 weken. Zo kom je er niet alleen achter of de devices naar wens werken, maar ook of deze goed (en op de juiste manier) gebruikt worden door medewerkers.

Stap 3 – Keuze maken

Dan misschien wel de lastigste stap in het proces. De keuze voor devices. Hierin doen onze Rogers een advies, maar de keuze ligt uiteraard bij jullie zelf. Eén voor één je ruimtes uitrusten met de juiste spullen, kan natuurlijk ook.

Stap 4 – Adoptieplan maken

Om er ook voor te zorgen dat er daadwerkelijk (en op de juiste manier) gebruik gemaakt gaat worden van de ingerichte Teams Meeting Rooms, stellen we met elkaar een adoptieplan op. Hierin kijken we naar hoe we ervoor gaan zorgen dat medewerkers de ruimtes gaan gebruiken en hoe zij hier mee om dienen te gaan.

Stap 5 – Gebruik

Na het doorlopen van deze stappen zijn jullie klaar voor gebruik. Uiteraard trekken wij dan niet direct onze handen van jullie af, maar monitoren we regelmatig hoe het ervoor staat. Werkt alles naar wens, ondervinden jullie wellicht problemen of zijn jullie zo enthousiast dat we ook aan de slag kunnen met andere ruimtes in jullie pand?
Voor je straks weer achter de feiten aanloopt, is het van belang dat je nu aan de slag gaat. Doe eerst intern een inventarisatie of vraag ons om je daarbij te helpen. Nog steeds niet overtuigd? Ook dan gaan we graag eens met elkaar in gesprek, want excuses om het niet te doen kunnen wij nu écht niet meer bedenken 😉.

 

Microsoft over hybride werken

Bekijk de video

Meer over Teams Meeting Rooms

Bekijk de pagina's