Wat is Teams eigenlijk?
Microsoft zelf noemt Teams ‘the hub for teamwork’. Het doel is simpel: breng je medewerkers bij elkaar, geef ze de juiste spullen om goed te kunnen werken en bewaar content die ontstaat uit die samenwerking. Deze applicatie combineert namelijk de functionaliteiten van drie verschillende applicaties:
- Online vergaderen
Applicaties die nu veel worden gebruikt om meerdere personen in een online meeting te betrekken zijn bijvoorbeeld Skype for Business en Webex Teams (Cisco). - Telefoneren
Bellen via een telefooncentrale, maar ook Skype for Business is ondertussen door veel bedrijven omarmd. Ook als volledige telefooncentrale uit bijvoorbeeld de cloud. Bellen via Teams is dus ook mogelijk. - Opslag en documenten delen
Het delen van documenten binnen een team heeft als voordeel dat deze documenten ook in Sharepoint worden gekoppeld. Zo zijn ze dus makkelijker zijn terug te vinden met de zoekfunctie in Sharepoint.
Welke functionaliteit biedt het platform?
Voor de meest uitgebreide lijst met functionaliteiten verwijzen wij je naar deze link. Daarmee zie je ook hoe deze functies zich verhouden tot Skype for Business.
Een aantal pikken we er alvast uit:
- In Teams werk je met, hoe kan het ook anders, teams. Dit kunnen afdelingen zijn, projectteams, leden van scrum sprints enz. Informatie delen en informatie inzien wordt hiermee veel eenvoudiger en is voorzien van meer context. Daarbij kun je makkelijk met elkaar chatten of online vergaderen. Of je kunt iemand benoemen waardoor deze persoon een notificatie ontvangt.
- Een andere handige feature is de planner. Hierbij kunnen digitale post-it’s op een planbord worden geplakt. Door de post-it’s te verschuiven kan de voortgang worden bepaald. Daarbij kun je binnen de post-’its ook een takenlijst maken en simpel afvinken. Zo zijn je teamleden altijd precies op de hoogte van welke status een project heeft. Daarnaast weten ze welke stappen zijn uitgevoerd en wat nog moet worden aangevuld.
- Ook externen, bijvoorbeeld klanten, kunnen worden toegevoegd aan een team. Mocht een online meeting wenselijk zijn, dan is het ook gewoon mogelijk om dit via een webbrowser te doen. Hiervoor heeft je klant niet per se de teams applicatie nodig. Hij of zij hoeft niet allerlei plug-ins te installeren. Wij gebruiken Teams zelf ook in trajecten waar we veel over en weer contact hebben met klanten. Zo is iedereen automatisch op de hoogte van de laatste voortgang.
Welke functionaliteiten zijn nieuw in Teams?
Op het moment dat we dit schrijven zij sommige functionaliteiten alweer verouderd. Daarom hierbij een handige link naar een up-to-date Microsoft pagina waar de nieuwe functies worden gereleased. Houd ook zeker onze social media en blogs in de gaten. We posten namelijk regelmatig over nieuwe updates in Teams!
Kan ik ook gewoon bellen met Microsoft Teams?
Het antwoord is: ja, dat kan. Microsoft biedt dit eigenlijk op twee manieren aan:
Microsoft als Telecom provider
In combinatie met belbundels wordt Microsoft dan de nieuwe telecom provider en kan je dus bellen via Teams. Telefoonnummers dienen naar de Microsoft cloud te worden overgezet.
Microsoft Direct Routing
Een andere mogelijkheid is de direct routing. Hierbij kies je zelf een (lokale) telecom provider (bijvoorbeeld je huidige) die dan gekoppeld wordt aan Teams.
In de praktijk bouwen we veel hybride omgevingen. Daarbij komen delen van de communicatiesystemen in de cloud en andere delen juist weer binnen je eigen ICT omgeving. Dit zal afhankelijk zijn van de gewenste functionaliteiten. In alle gevallen zullen we deze functionaliteiten uitvragen, om uiteindelijk gezamenlijk tot het gewenste/ noodzakelijk deployment model te komen.
Welke voordelen zien wij vanuit Ask Roger?
Ask Roger! is Ask Roger! niet als wij hierbij ook gelijk ideeën hebben. Buiten het hierboven genoemde doel zien we nog een ander belangrijk element dat minder duidelijk naar voren komt. Klanten! Waarom zou je namelijk alleen je medewerkers goed gereedschap geven als je je klanten er ook blij mee kunt maken? Lees in deze whitepaper meer hierover!
Niet dat je ze moet verplichten deze applicatie te gebruiken natuurlijk. Maar onder de motorkap van Teams zijn wel mogelijkheden om in ieder geval je klantcontact te kunnen verbeteren. Maak het zo eenvoudig mogelijk voor hen, dan is de klantbeleving optimaal. Ask Roger! ziet juist daar veel voordelen. Vooral omdat er steeds meer communicatiekanalen bijkomen door social media. Een voorbeeld:
Je hebt bij een webwinkel (bijvoorbeeld Bol.com) net een headset gekocht en je vraag jezelf af of je nog iets nodig heb. Hmm, nee, toch niet. Vervolgens plaats je een bestelling, maar nog geen 2 minuten daarna hoor je je vrouw. ”Jij gaat toch iets bestellen bij bol.com? Kun je dan ook…” Hoe fijn zou het zijn als je dan nog even snel een appje zou kunnen sturen met de vraag of je nog iets aan je bestelling kunt toevoegen? En dat je dan een appje terugkrijgt: ”Ja, ik heb deze voor je. Deze kosten €10,00, toevoegen aan uw bestelling? Ja/Nee.” Je stuurt ‘ja’ terug, zonder dat je eerst zelfs de prijs hebt vergeleken bij een ander.
Hoe werkt dat in het echt?
In de praktijk werkt dit vaak nog niet, omdat de verschillende systemen die het orderproces ondersteunen onvoldoende op elkaar aansluiten. Met Microsoft Teams kun je communicatie kanalen consolideren in één applicatie en eventueel voorzien van CRM data. Zo zijn relevante klantgegevens zichtbaar op het moment dat je het nodig hebt. Daarmee zou een medewerker direct een order kunnen traceren. Het nummer is namelijk gekoppeld aan een klantaccount met de betreffende order. Met een goede chatbot zou je dit proces zelfs volledig kunnen automatiseren en waar nodig laten aanvullen door een medewerker. Zo creëer je optimale customer experience!
Dit soort oplossingen liggen niet op grote schaal standaard op de virtuele plank. Maar met het betere denk-, plan- en ontwikkelwerk is heel veel te winnen voor zowel grote als kleinere organisaties. Benieuwd wat er voor jouw organisatie te winnen valt met bellen met Microsoft Teams?