Klantverhaal

Nova College

Afwezigheids- en ziekmeldingen slimmer registreren

Bij het Nova College volgen 12.000 studenten mbo-opleidingen in alle mogelijke richtingen op diverse locaties in Haarlem en omstreken. Alleen een beroep leren is niet genoeg. Je leert je bij het Nova College ook ontplooien als mens. Talent wordt hier maximaal benut en elke student verlaat de school als een echte vakvrouw of vakman.  

De uitdaging

Het Nova Informatiepunt is een belangrijk onderdeel binnen de school. Hier komen alle binnenkomende oproepen met betrekking tot afwezigheids- en ziekmeldingen van studenten terecht. En dat zijn er dagelijks heel wat. Rob Smit, informatiemanager: ‘Ik had het idee dat deze informatiestroom veel soepeler kon. We wilden studenten de mogelijkheid bieden om zichzelf via een mobiele telefoon of tablet af te kunnen melden. Onze baliemedewerkers voelen zich minder belast en de studenten worden sneller geholpen. We zijn een Microsoft-school en vroegen onze leverancier naar een geschikte partij voor deze job.

De oplossing

Studenten die zich willen afmelden of ziekmelden, gaan nu naar een webpagina die speciaal ontworpen is voor mobiele telefoons en tablets. Het invullen van een studentnummer, postcode en de reden van afwezigheid is voldoende. De melding wordt direct in Magister geplaatst, zodat docenten en studieloopbaanbegeleiders de afmeldingen kunnen inzien. Rob: ‘We hebben de webpagina breed gecommuniceerd binnen de school. Vrijwel meteen maakte de helft van de studenten al gebruik van het systeem. Ze begrijpen hoe het werkt en kunnen op elk moment een melding doen. Ouders vinden het op dit moment nog makkelijker om te bellen. Maar mogelijk verandert dat in de toekomst en gaan ook zij online meldingen doen.

‘Bij Ask Roger! aan tafel konden we al onze vragen kwijt en het product rechtstreeks met de programmeurs bespreken.’

Rob Smit

informatiemanager Nova College

Hoe Roger

is dat?

Ask Roger! heeft een product geleverd dat naadloos aansluit op de wensen van het Nova College. Goed luisteren, oplossingsgericht werken en de korte lijnen met de klant zorgen voor een gestroomlijnd proces waarin alle partijen tevreden zijn. De school denkt erover meer ICT-toepassingen te implementeren. Contact met collega’s, ouders en studenten die in het buitenland stage lopen, zou slimmer kunnen met behulp van Skype. We blijven de ontwikkelingen volgen en wanneer de tijd rijp is gaan we over in actie.

Bekijk

ook onze andere cases