Aspecten voor de optimale Meeting Rooms
Bij het inrichten van een Meeting Room komt meer kijken dan alleen de kwaliteit van de camera, speakers en microfoon. Door onze checklist te doorlopen, kunnen we een zo goed mogelijk advies geven over welke devices geschikt zijn voor jullie ruimten. Zo kijken we onder andere naar de indeling van de ruimte en het aantal personen waarvoor deze bedoeld is, onderzoeken we de akoestiek in de ruimte en bekijken we de lichtinval. Als al deze aspecten kloppen, weet je zeker dat je Meeting Room optimaal is ingericht.
Een goed begin…
Zoals we hierboven al benoemden; welke devices je gebruikt in je ruimte, hangt onder andere af van de grootte van de ruimte en het aantal personen die hier kan zitten. We hebben het al vaker gezegd, maar je komt al een tijdje niet meer weg met slecht geluid of een haperende camera in een meeting. En in dit geval kunnen we wel stellen: als je het doet, doe het dan goed.
De eerste devices die je bent gaan gebruiken zijn hoogstwaarschijnlijk degene die je hebt voor persoonlijk gebruik. Begin dus met kijken naar je personal devices. Voldoen die nog aan de eisen die jouw dagelijkse werkzaamheden stellen? Bekijk deze video eens voor inspiratie.
Personal Devices
Hierbij is het goed om te bedenken in welke situaties je de devices gebruikt. Ben je bijvoorbeeld veel onderweg, of werk je juist in een drukke kantoortuin waar je je goed moet kunnen afsluiten? Geef je veel presentaties, dan is het handig om een betere camera te hebben dan wanneer je 1 keer per week een online meeting hebt. De keuze hierin is enorm en het is logisch dat je daar zelf soms niet helemaal uit komt. Daar zijn wij gelukkig voor! Goed nadenken over de personal devices en de medewerkers zelf laten kiezen tijdens het in gebruik nemen van Teams Calling, zorgt er ook voor dat de adoptie toeneemt.
Meeting Room Devices
Dan de gemeenschappelijke ruimtes. Ook hierbij is het weer goed om te bedenken in welke situaties je gebruik maakt van de betreffende ruimte. We maken hier dan ook onderscheid in verschillende grootte ruimten. De Huddle Room, voor 2 tot 4 personen. De Small Room, voor 4 tot 6 personen. De Medium Room, voor 6 tot 10 personen en de Large Room, voor 10 of meer personen.
Huddle Room
De Huddle Room is dus een kleine ruimte voor en gezelschap
tot maximaal 4 personen. We zien deze ruimte steeds populairder worden. Bij
vergaderingen met 8 personen zit immers ruim de helft thuis, dus dan is een
huddle room groot genoeg!
Je kunt je voorstellen dat de camera in zo’n ruimte moet
voldoen aan een aantal eisen. Je zit hier dicht op het scherm en de devices,
dus een camera met grote kijkhoek is een must in dat geval. De microfoon staat
door de geringe afstand in de ruimte ook dicht op de sprekers, dus deze hoeft
minder geavanceerd te zijn, evenals de speaker.
Small Room
Deze ruimten zijn bedoeld voor 4 tot 6 personen. In dit geval is het vaak handig als niet iedereen zijn eigen laptop mee hoeft te nemen. Daarom is ons advies bij dit soort cases vaak: zorg voor een device met een bedieningspaneel, waarmee je dus direct kan deelnemen aan de meeting zonder je eigen laptop te hoeven gebruiken. De camera, microfoon en speaker kunnen in deze iets grotere ruimte wat geavanceerder zijn dan die in de Huddle Room, maar dit is volledig afhankelijk van jullie wensen.
Medium Room
De Medium Room zal de meest voorkomende ruimte zijn bij bedrijven, al wordt deze ruimte anders gebruikt dan voorheen. Dit om dezelfde reden als bij de huddle room: de helft van de deelnemers zal remote deelnemen. Hier kunnen zo’n 6 tot 10 personen plaatsnemen. Wat aan deze ruimte anders is; het zal ook voorkomen dat men hier met 2 personen zit. Je stelt op dat moment andere eisen aan de devices dan wanneer je er met 10 personen zit. Daarom heb je voor deze ruimte flexibele devices nodig die zich gemakkelijk aanpassen naar de groepsgrootte. Denk hierbij aan camera’s met autoframing, die automatisch de mensen die in de ruimte zijn in beeld nemen. Komt er een persoon bij, dan wordt het beeld automatisch uitgezoomd.
Large Room
Ook de devices voor Large Rooms hangen weer heel erg af van
het aantal personen dat in deze ruimte zit. Of er 10 of 25 mensen zitten,
scheelt natuurlijk nogal. Hier moet de kwaliteit van de camera, microfoon en
speaker wel op berekend zijn. Met losse componenten om dit te regelen, zorg je
voor flexibiliteit en kan je makkelijk uitbreiden. Daarnaast moeten deze
ruimten bijvoorbeeld voldoen aan de aanwezigheid van whiteboards.
Natuurlijk zijn er ook nóg
grotere ruimtes. Die noemen we XL Meeting Rooms. Deze vragen echt om maatwerk. Het
uitgangspunt hierbij is natuurlijk altijd de ruimte en hoe deze gebruikt wordt.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Plan dan een afspraak in met één van onze Rogers. Ze horen graag jullie wensen en behoeften aan, zodat we samen tot de ultieme Meeting Room voor jullie kunnen komen. Ze vertellen je ook graag alles over onze Meeting Rooms as a Service waarbij je voor een vast bedrag per maand, vanuit 1 leverancier en met duidelijke user instructies en support verzekerd bent van goed werkende Meeting Rooms.