Het Power Platform van Microsoft bestaat uit 4 onderdelen (die we later toelichten), die er met elkaar voor zorgen dat je processen makkelijk kunt automatiseren, visualiseren en data gemakkelijk inzichtelijk maakt. Anders gezegd: met apps, workflows, rapportages en chatbots kun je heel snel inspelen op wat er bijvoorbeeld gebeurt in de markt. En die apps, workflows, rapportages en chatbots zijn low code in elkaar te zetten, waardoor je geen nieuwe systemen hoeft aan te schaffen of maanden hoeft te wachten tot de rapporten die je hebt aangevraagd eindelijk op je bureau liggen (of in je mailbox, natuurlijk).
De 4 onderdelen van het Power Platform
Het Power Platform bestaat uit Power BI, Power Automate, Power Apps en Power Virtual Agents. Deze 4 onderdelen zorgen er op zichzelf voor dat je meer tijd overhoudt omdat je processen automatiseert. Door ze gezamenlijk (elkaar versterkend) in te zetten heb je optimaal resultaat.
Met Power BI krijg je makkelijk inzicht in je data en kun je deze visualiseren zoals jij dat wil. De Power Virtual Agent spreekt een beetje voor zich. Hier bouw je namelijk gemakkelijk zelf een chatbot mee.
Power Apps en Power Automate
Dan de Power Apps en Power Automate, waar we in deze blog wat dieper op in willen gaan. Met Power Apps kun je, het woord zegt het al, apps ontwikkelen! Het fijne aan deze apps is dat je ze gemakkelijk kunt integreren in Microsoft Teams, waardoor je ze kunt gebruiken in je dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast kun je ze koppelen aan bijvoorbeeld je CRM of andere systemen.
Met Power Automate kun je processen automatiseren. Je kunt acties verbinden aan triggers. Waardoor er als het ene gebeurt, het andere getriggerd wordt en daarmee automatisch in gang wordt gezet. Bijvoorbeeld een akkoord op een project, waarna er gelijk een trigger uitgaat naar planningsassistenten om de eerste afspraken in te plannen. Power Automate kun je bijvoorbeeld ook goed inzetten bij je Power Virtual Agent. Hiermee kun je de bot afspraken laten inplannen of informatie laten ophalen uit een database.
Power door alles samen te laten werken
Dat laatste voorbeeld laat al goed zien hoe de verschillende onderdelen van het Power Platform elkaar versterken. Een ander voorbeeld is de combinatie van de Power Apps met Power Automate. Zo kun je bijvoorbeeld een accorderingsproces in gang zetten met Power Automate, nadat je in een Power App een contract hebt geüpload.
Wat kan ik met Power Apps?
Bovenstaande is de theorie, maar we kunnen ons voorstellen dat je graag wat praktische voorbeelden krijgt. Daarom nemen we je graag mee in de mogelijkheden van Power Apps. Want ‘een app waar je tijd mee bespaart en eventueel processen mee kunt automatiseren’ zegt weinig over wat het nu echt doet. Philip: ‘’De winst voor een organisatie zit vooral in het automatiseren, dat vorm krijgt door het Power Platform. En de Power App is daar dan eigenlijk de visualisatie van’’.
Je kunt de apps koppelen met opgeslagen gegevens, maar ook onderliggende platformen óf online bronnen als SharePoint en Dynamics. Daarnaast kun je de apps ook nog eens vormgeven zoals je zelf wilt, zodat je ze bijvoorbeeld kunt aanpassen aan de huisstijl van jouw organisatie.
Praktische voorbeelden
Uiteraard hebben wij al een aantal mooie Power Apps gemaakt, waarmee we processen automatiseren. Misschien herinner je je nog de planningsapp, die we ongeveer een jaar geleden in gebruik namen. Inmiddels heeft Philip ook de Phonebook app en Terugbel notitie app gemaakt. En dat laten we natuurlijk graag even zien.
Phonebook app
Tegenwoordig integreer je alles in Teams. Je kunt Teams echt gebruiken als het centrale afhandelingssysteem binnen de organisatie. Je gebruikt het om te chatten, vergaderen en bellen. Maar de telefoonnummers die je belt, moet je wel handmatig intoetsen. Dat is natuurlijk best gek. Waarom zit dat telefoonboek niet gewoon in Teams? Zodat je vanuit je tenant een telefoonnummer op kunt zoeken en ook direct kunt bellen. ‘’Zo is onze Phonebook app ontstaan. Deze is gekoppeld aan onze CRM-database, zodat al onze contacten erin staan. Je zoekt het juiste contact op en kunt met 1 klik meteen bellen of een mailtje sturen.’’
Let op: de gegevens hierboven zijn fictief.
Terugbel notitie app
Terugbelverzoeken zijn misschien wel de meest vergeten verzoeken binnen grote organisaties. Zodra het bericht verstuurd is, heeft een organisatie geen zicht meer op de status van het verzoek. Dit vormt een bron van irritatie bij niet teruggebelde klanten. Ook daarvoor bleek Power Apps de oplossing! Binnen Teams wordt het namelijk met deze app mogelijk om terugbelberichten centraal in te voeren waardoor deze binnen Teams naar een persoon of groep medewerkers wordt gestuurd. ‘’Elk verzoek heeft een status en openstaande terugbelverzoeken zijn op deze manier altijd overzichtelijk terug te vinden. Pakt een collega binnen een team het verzoek op dan is iedereen daarvan op de hoogte en wordt dubbel werk voorkomen’’ vertelt Philip.
Power Platform voor telefonie
‘’Momenteel zien we dat onze klanten steeds meer leren over de mogelijkheden van het Power Platform. Zo zijn we bij een organisatie bezig om op basis van het werkrooster ervoor te zorgen dat mensen buiten hun ingeroosterde werktijden automatisch uit de belgroep gezet worden. Op dit moment gebeurt dat nog handmatig, maar dat hoeft straks dus niet meer’’ aldus Philip.
Daarnaast was er ook een klant met de wens om met routeringen via de telefoon in klanttevredenheid te investeren. Oftewel; zorgen dat je aan de hand van jouw telefoonnummer meteen gerouteerd wordt naar jouw contactpersoon binnen de organisatie. Dit is weer mogelijk met Power Automate.
Waar kan ik een Power App voor inzetten?
‘’Als er binnen je organisatie behoefte is aan maatwerk, dan zou ik zeker als eerste kijken naar de mogelijkheden van een Power App in combinatie met andere onderdelen van het Power Platform. Dit is een laagdrempelige manier om maatwerk toe te passen.’’ aldus Philip.
Vaak heeft een Power App in combinatie met Power Automate het doel om sneller en eenvoudiger te kunnen werken. En het grote voordeel is natuurlijk dat het al inbegrepen is bij je Office 365 licentie. Op deze manier is h et Power Platform de basis van al je toekomstige oplossingen. Om je een nog beter beeld te geven, zetten we nog wat voorbeelden op een rijtje:
- Een location en planning aware-app waarmee je bijvoorbeeld automatisch projecturen kunt schrijven;
- Aan de hand van input van een klant direct de juiste flow starten met een app. Bijvoorbeeld: wanneer een klant een slechte review achterlaat, wordt direct een flow getriggerd die vervolgstappen onderneemt;
- Apps die evaluatieprocessen in gang zetten;
- Het reserveren van een werkplek of vergaderruimte met klantbezoek, waarbij ook direct lunch wordt besteld voor het juiste aantal personen
- Een chat met een virtual agent in Teams, waar je bijvoorbeeld een vrije dag kunt aanvragen. Deze zet dan direct een flow in gang, waarbij de juiste personen een melding krijgen om goedkeuring te geven en dit na goedkeuring ook direct gedocumenteerd wordt.
In onze optiek zijn de oplossingen die organisaties de komende jaren willen zien, steeds meer maatwerk. En dat maatwerk is met het Power Platform heel goed mogelijk op een laagdrempelige manier. Het realiseren van oplossingen op basis van het Power Platform is goedkoper, sneller en flexibeler dan specifieke maatwerk oplossingen door een business application leverancier te laten ontwikkelen. Daarnaast heeft het als extra voordeel dat het meerdere systemen en applicaties bij elkaar kan brengen in één oplossing.
Ik wil aan de slag!
En dat snappen we ;). Of je nu wel al een idee hebt van hoe je dit wilt vormgeven of vooral tegen een uitdaging aanloopt en wellicht het Power Platform als oplossing ziet, wij kunnen je zeker ondersteunen! App ons gerust over de mogelijkheden, dan kijken we er samen naar.