Uitdaging
Na zo’n 12 jaar gebruik te hebben gemaakt van een Mitel telefooncentrale met bijbehorende toestellen en een chat- en presence app, met tussentijdse updates, werd het tijd voor vernieuwing bij de gemeente Lansingerland. Een vaste telefoon is met flexwerken zoals we dat nu kennen natuurlijk niet ideaal meer, en met de komst van sociale media worden de mogelijkheden steeds breder. Daarom startte de gemeente Lansingerland medio 2018 een breed project op om te kijken wat voor hen nu de beste oplossing zou zijn.
Om werknemers zoveel mogelijk plaats en tijdsonafhankelijk te kunnen laten werken werd een grote slag geslagen. Niet alleen moesten er mobiele werkplekken komen, ook de hardware, waaronder dus de vaste telefoons, werden vervangen. Hier moest wel rekening gehouden worden met de verschillende behoeften die verschillende afdelingen hebben. In het meest ideale geval betreft het één oplossing, die voor iedereen werkt. Een mooie uitdaging voor ons natuurlijk!
Oplossing
Skype for Business voor verschillende behoeften
Carla Werf, projectleider Informatisering en Automatisering vertelt over het proces: ‘’Om ons heen zagen we veel organisaties al overgaan op Skype for Business, waardoor je onbewust toch al een beetje een bepaalde kant op wordt gestuurd. Met behulp van het Road to Succes traject en de bijbehorende workshops, hebben we gekeken naar wat onze behoeften waren bij een communicatiesysteem’’.
Anywhere 365 voor klantcontact
En die behoeften liepen nogal uiteen. Zo zijn er veel medewerkers die 99% van hun tijd doorbrengen op kantoor, maar zijn er ook veel werknemers die 99% van hun tijd buiten de deur werken. Er zijn medewerkers die veel baat hebben bij videoconferencing, terwijl bijvoorbeeld het klantcontactcentrum veel baat heeft bij direct inzicht en een goede koppeling van systemen. Voor dit laatste bood Skype for Business geen oplossing. De integratie van Anywhere365, heeft dit een stuk makkelijker gemaakt.
Tijden veranderen en de behoeften van werknemers ook. Daar wil Lansingerland dan ook graag in mee groeien. ‘’Ik merk het zelf ook. Ik werk 3 dagen, maar op mijn vrije dagen ben ik wel altijd beschikbaar via de telefoon en check ik mijn mail’’ vertelt Carla. Lijntjes met collega’s onderling moeten wel kort blijven als niet iedereen meer op dezelfde locatie werkt, dus snelle en simpele communicatie is een must. Zo is begin 2019 Skype for Business met Anywhere 365 uitgerold bij de gemeente Lansingerland en worden er nog steeds slagen gemaakt in het plaats- en tijdsonafhankelijk werken.
Teams Calling voor de gemeenteraad
De Coronacrisis bracht 10 weken geleden voor de gemeente weer nieuwe communicatie-uitdagingen met zich mee. Zo zijn commissievergaderingen van de gemeente altijd openbaar, inwoners mogen deze bijwonen. Met de richtlijnen van het RIVM in acht genomen, was dat niet meer mogelijk. Door hun goede ervaringen met Ask Roger! gedurende de implementatie en adoptie van Skype en de support van onze supportafdeling, heeft de gemeente ook voor deze uitdaging bij ons aangeklopt. En gelukkig hadden wij ook hier een oplossing voor; Microsoft Teams Meetings.
Binnen een week werd Teams ingericht voor de 25 raadsleden, die op deze manier gewoon hun openbare raadsvergaderingen konden voortzetten. Inwoners kunnen via een link deze commissievergaderingen bijwonen, zonder dat ze het recht hebben om te spreken of in beeld te zijn. Handig, want daardoor wordt de vergadering niet verstoort. Na wat tests is inmiddels gestart met deze online commissievergaderingen. ‘’Op deze manier kunnen de vergaderingen toch doorgang vinden en bieden wij de mogelijkheid om de vergaderingen live, op de gebruikelijke wijze, te volgen. Ask Roger! Heeft snel kunnen schakelen en onze kunnen adviseren en begeleiden bij de implementatie. Teams Calling voor de gemeenteraad is voor ons enorm bevallen en onze raadsleden weten nu hierin hun weg te vinden!’’ vertelt systeembeheerder Nick van Drielen, die weer bij dit project betrokken was.