Productiever werken met nieuwe functionaliteiten in Microsoft Teams

Na 4 maanden ‘remote’ werken kunnen we wel een aantal conclusies trekken. De één vindt thuiswerken heerlijk en wil niet meer terug naar het oude ‘normaal’. De ander kan niet wachten om weer fulltime op kantoor te zitten. Inmiddels zijn veel bedrijven begonnen met weer deels op kantoor werken. En ook hier is weer een groep werknemers voorstander van. Hoogtijd om daar eens een onderzoek op los te laten, dacht Microsoft. Ruim 2000 mensen uit 6 landen werden gevraagd naar hun ervaringen met remote vergaderen. Aan de hand daarvan worden de komende tijd weer een aantal nieuwe functionaliteiten in Microsoft Teams gereleased. Let op: dit onderzoek gaat niet over thuiswerken in het algemeen, maar puur het werken en vergaderen met Teams.

Remote werken met Teams

Of je nu de voorkeur geeft aan thuiswerken, op kantoor werken of een combinatie ervan. Het onderzoek van Microsoft is duidelijk: in remote meetings zijn we minder productief dan in real life vergaderingen. Remote samenwerken is mentaal uitdagender voor ons. Tijdens remote meetings werden bij respondenten hersengolven gemeten die geassocieerd worden met stress en overwerk. Daarnaast is ook nog eens gebleken dat we het lastig vinden om nu weer terug te moeten naar het juist weer meer samenwerken in real life. Conclusie: verandering brengt nogal wat teweeg voor ons!

Wat dan wel weer positief is: sinds we allemaal thuiswerken hebben we steeds meer empathie gekregen voor onze collega’s. We zien namelijk nu hoe zij wonen of met wie en welke uitdagingen dat met zich meebrengt tijdens het thuiswerken.

Productiviteit daalt in Teams Meetings

Onze productiviteit daalt in een remote vergadering. Na zo’n 30 a 40 minuten begint de vermoeidheid al in te kicken. Na de eerste 2 uur werken voelen we stress opkomen. En daarnaast vinden we het nu nog lastiger om een goede balans te vinden tussen werk en privé. Het Teams gebruik voor 9.00 uur ’s ochtends en na 18.00 uur ’s avonds is met zo’n 35% toegenomen. En ook in het weekend vinden we het moeilijk om het werk los te laten, want daar is het Teams gebruik zelfs met 200% (!!) toegenomen. Daar moet je iets mee, als werkgever.
Gelukkig helpt Microsoft ons daar een handje bij. Ze presenteren nieuwe functionaliteiten in Microsoft Teams die onze productiviteit zullen verhogen.

Met de ‘Reflect Messaging Extension’ kunnen managers door middel van een korte survey een vraag stellen aan hun medewerkers over bijvoorbeeld de balans tussen werk en privé. Stel een simpele vraag als ‘Hoe ging het deze week?’. Deze wordt dan beantwoord met een emoticon. Heb je als manager meteen een opening om het gesprek aan te gaan met je medewerker.

Mike Tholfsen on Twitter: "NEW! A new “Reflect” messaging ...

Reflect Messaging Extension

 

Together mode

Nog een klein nadeel van thuiswerken. We zijn niet alleen letterlijk op verdere afstand van onze collega’s, we voelen deze ook figuurlijk. Niet gek natuurlijk, omdat je elkaar niet meer op elk moment van de dag kunt aanspreken. Uit het onderzoek van Microsoft blijkt dat dit is omdat we niet in dezelfde ruimte zitten met onze collega’s. Met de nieuwe functie ‘Together mode’ zijn we wellicht iets geholpen. Hierbij zorgt Teams ervoor dat je als collega’s in dezelfde achtergrond zit, waarbij het lijkt alsof je met elkaar in een collegezaal zit. Of dit nu echt werkt bij zakelijk gebruik is nog maar de vraag, maar voor een schoolklas is het erg toepasselijk!

Forget Zoom backgrounds. Microsoft Teams will put you in the same ...

Together Mode

Teams Meeting Rooms op afstand bestuurbaar

Een groot deel van de ondervraagden in dit onderzoek van Microsoft gaf aan er rekening mee te houden dat de maatregelen rondom het coronavirus nog wel even van kracht zijn. En als we dan toch weer op kantoor mogen werken, zal dit niet meer zijn zoals we dat gewend waren. Er zullen aanpassingen gedaan moeten worden in onze dagelijkse routines. En zelfs daar heeft Microsoft iets op bedacht. Om te voorkomen dat alles dat je aanraakt continue schoongemaakt moet worden, willen ze hun producten zoveel mogelijk op afstand bestuurbaar maken.

Momenteel is het al zo dat mensen in een meeting room een Teams meeting kunnen bijwonen vanaf hun eigen device. Hiermee delen ze documenten zonder dat ze daar het gedeelde device in de kamer voor hoeven aan te raken. De komende tijd wordt dit ook uitgerold voor de Surface hub. Daarnaast zijn ze bij Microsoft ook aan het testen met spraakgestuurde functies, waarbij je de devices dus met je stem begeleidt. Zeg maar gedag tegen Siri, Bixby en Alexa; bij Microsoft praat je tegen Cortana! Goed om te weten; dit wordt voorlopig alleen getest in Amerika en niet alle Teams Room devices zullen ondersteund worden door Cortana.

Zelfs een gesprek verlaten door middel van een klik is straks niet meer nodig. Simpelweg de ruimte verlaten is voor Teams reden genoeg om het gesprek af te sluiten. En om te voorkomen dat er toch teveel mensen in één ruimte zitten, wordt het mogelijk om een maximale capaciteit te koppelen aan een meeting room. Zo ben je altijd zeker bent van genoeg ruimte in een meeting room.

Teams meeting in nieuw venster

Ook buiten het onderzoek om zijn er natuurlijk weer een aantal handige nieuwe functionaliteiten in Microsoft Teams. Je kunt nu naast zoeken in het algemeen met Ctrl+F ook zoeken in een bepaald gesprek of team. Deze functionaliteit hebben we lang op gewacht en zijn we heel bij mee! Waar je eerst alleen chats in een nieuw venster kon openen, is dit straks ook mogelijk voor calls en meetings. Zo kan je dus iets opzoeken in Teams en ben je het niet meteen weer kwijt op het moment dat je terug gaat naar het gesprek. Scheelt een hoop klikken!

Nieuwe features voor Teams Calling

Dan nog wat handige features voor bellen. Met de safe transfer ben je ervan verzekerd dat een beller terugkomt bij jou als degene naar wie je intern doorschakelt niet opneemt. Nu is het nog zo dat de beller dan de voicemail krijgt of een pieptoon. Je bent de beller dus kwijt als er niet wordt opgenomen. Door de beller weer terug te schakelen, kun je het gesprek zelf netjes afronden. Zo biedt je de klant een betere ervaring.

Met de call merge kun je een tweede beller ook toevoegen aan het gesprek waar je al in zit. Momenteel is er de optie om deze beller een berichtje te sturen dat je in gesprek bent, maar met deze optie kun je de beller ook toevoegen aan het gesprek.

Genoeg leuke nieuwe functionaliteiten in Microsoft Teams om weer uit te testen de komende tijd. Ook weer langzaamaan terug naar kantoor aan het gaan en benieuwd wat een meeting room daarin kan betekenen? Of weten welke devices jou kunnen helpen in je werk? App of bel onze Rogers vooral even, dan kunnen we samen gaan kijken wat voor jou werkt!

Lees verder

Dit vind je misschien ook interessant