Februari update: Productiever werken met Microsoft Viva

Een mailtje hier, een WhatsAppje daar. Tussendoor word je nog even gebeld en tegelijkertijd krijg je nog een Teams chat van een collega. Al die dingen die aandacht van je vragen (gemiddeld zo’n 190 berichtjes per dag) zijn niet bepaald stimulerend voor je productiviteit. Handige functionaliteiten om deze productiviteit weer te verhogen, zijn dus geen onnodige luxe. Dit en meer lees je in de Microsoft Teams februari update!

Offline autosend

Meteen een goede om mee te beginnen. Microsoft heeft de ‘offline experience’ verbeterd, namelijk door je (ja, daar is ‘ie:) productiever te laten werken zonder netwerkverbinding. Je kunt gewoon berichtjes sturen via Teams. Deze worden dan daadwerkelijk verstuurd als je weer online bent. Dus heb je je even afgezonderd op een wifi-loze plek om je goed te kunnen concentreren? Stuur dat wat je te binnen schiet maar gewoon naar je collega, Teams zorgt ervoor dat dat aankomt op het moment dat je weer verbonden bent!

10.000 users in een team

In een Teams kanaal kan je nu tot wel 10.000 deelnemers verwelkomen. Deze moeten dan overigens wel allemaal vanuit dezelfde organisatie zijn. Bij een team met gasten (mensen van buiten de organisatie) ligt dit aantal lager.

Nieuwe chatinstellingen

De organisatoren van een meeting hebben keuze uit 3 nieuwe instellingen voor de chatfunctie. Allereerst kunnen ze de chat helemaal uitschakelen. Daarnaast kunnen ze ervoor kiezen om de chat alleen open te zetten tijdens de meeting. Na de meeting is het dan niet meer mogelijk om gebruik te maken van de chat. De laatste optie is zoals we hem kennen; de chat is altijd toegankelijk.

Gedeelde agenda

Met deze nieuwe feature (Channel Calendar) kan je een gedeelde kalender maken met de leden van een bepaald team. Als je een nieuwe afspraak aanmaakt, zie je deze ook meteen verschijnen in het activiteiten tabblad in het team. Eenmaal in het team geplaatst, kun je de afspraak ook in je eigen agenda toevoegen. Zo houd je goed overzicht over opkomende (bijvoorbeeld afdelingsbrede) afspraken.

Microsoft Viva

Sinds een jaar heeft de gemiddelde kantoor medewerker een compleet andere werkwijze aangenomen. Borrels met collega’s vervielen. Evenementen waar je partners tegen kwam, stonden niet langer op de planning. En even je hart luchten bij de eerste collega die je tegenkomt op de gang, zit er ook niet in. Als de werkwijze verandert, moeten er ook processen worden aangepast. Microsoft deed er onderzoek naar en keek daarbij ook naar de behoeften van werknemers, niet corona-gerelateerd. Zij kwamen tot de volgende ontdekkingen:

  • Bijna 60 procent van de werknemers voelt zich minder verbonden met hun team sinds ze thuis werken;
  • Meer dan 30 procent van de werknemers zegt burn-out klachten te ervaren sinds de pandemie;
  • 94 procent van de werknemers zou langer bij een bedrijf blijven als actief geïnvesteerd zou worden in opleiding en ontwikkeling;
  • De gemiddelde werknemer is ruim 7 weken per jaar bezig met het maken of opzoeken van informatie die al bestaat binnen een bedrijf.

Deze feiten, samen met de toenemende digitalisatie was voor Microsoft reden genoeg om een nieuwe platform te ontwikkelen. Microsoft Viva; het Experience Platform dat communicatie, kennis, leren, middelen en inzichten bij elkaar brengt! Onder de modules Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning en Viva Topics worden deze onderwerpen bij elkaar gebracht. We zullen elk onderdeel even toelichten.

Viva Connections

Doordat we onze collega’s niet meer in het ‘echt’ zien, voelen we ons minder verbonden met het team en bedrijf. Dat is niet alleen jammer voor de huidige werknemers, maar beeld je eens in hoe dit voor nieuwe collega’s is! Sommigen hebben het bedrijfspand nog nooit van binnen gezien en zien hun nieuwe collega’s alleen op een scherm. Je kunt je voorstellen dat dat minder verbindt dan een kennismaking in real life. Met Viva Connections wil Microsoft dit gat iets dichten.

Viva Connections is in Teams toegankelijk en te zien als een centraal punt waar interne communicatie samenkomt. Je kunt lid worden van groepen of gemeenschappen (bijvoorbeeld je eigen team) en hierin informatie zien die je collega’s delen. Dit klinkt misschien een beetje als een kanaal in Teams waar je dit soort dingen ook kunt delen, maar aan lay out is ook gedacht. Zoals je hieronder ziet; een informeler overzicht dan de standaard lay out van een Teams Channel!

Viva Insights

De Insights module van Microsoft Viva zorgt ervoor dat we zo optimaal mogelijk blijven presteren. Je krijgt als werknemer gepersonaliseerde (privacybeschermde) informatie die je kunnen helpen met je productiviteit. Deze informatie kan ook gedeeld worden met bijvoorbeeld je manager (let op: niet alles), die aan de hand daarvan weer kan aansturen. Zo kan je inzien of je wel genoeg pauze neemt en genoeg tijd neemt om geconcentreerd te werken zonder gestoord te worden. In een superhandig dashboard heb je een overzicht van je Insights, die je momenteel waarschijnlijk eens per week in je mailbox ziet verschijnen.

Viva Learning

Viva Learning geeft je de handvaten om leren een belangrijk onderdeel van je dagelijkse werk te maken. Door de integratie met LinkedIn Learning, Microsoft Learn en andere verstrekkers, heb je overzichtelijk al je cursussen, trainingen en bijscholingen in één hub. Je leidinggevende kan direct zien wat de status is en jijzelf kunt het makkelijk inplannen door het goede overzicht dat je hebt.

Viva Topics

Even snel langs die ene collega lopen om te checken of hij iets weet over een bepaald onderwerp of inventariseren wie dat eventueel wel zou hebben. Dat gaat toch even anders via de chat, dan wanneer je aan iemands bureau staat. Zéker als je nieuw bent.

Met Viva Topics wil Microsoft inzicht creëren in alle kennis die binnen een organisatie bestaat. Het gebruikt AI om bedrijfsbrede inhoud en expertise automatisch te verdelen in relevante categorieën, zoals ‘projecten’, ‘producten’, ‘processen’ en ‘klanten’. Viva Topics geeft automatisch onderwerpkaarten weer wanneer mensen in apps zoals Office, SharePoint en Microsoft Teams werken. Wanneer je op een kaart klikt, verschijnt een onderwerppagina met documenten, video’s en collega’s die veel weten over dit onderwerp. Deskundigen bij het bedrijf kunnen ook helpen bij het samenstellen van de informatie die wordt weergegeven in Viva Topics door kennis te delen via eenvoudige, zeer aanpasbare websites, genaamd Topic Pages.

Wij houden je op de hoogte!

Microsoft Viva is ook voor ons nog nieuw. We duiken er natuurlijk in en zijn heel benieuwd naar het platform. Mochten we leuke dingen ontdekken, ben jij natuurlijk de eerste die het hoort! Houd onze LinkedIn in de gaten. We posten regelmatig leuke nieuwe features! Features van de afgelopen maanden vind je tussen onze blogs.