Bereid je vergaderzalen voor op online meetings: 5 voordelen

Hoe gaat het thuiswerken in jouw organisatie? Waarschijnlijk zijn jullie massaal aan het videobellen. Grote kans dat dat met Microsoft Teams gebeurt, de meeste gebruikte zakelijke applicatie om mee samen te werken. We hopen natuurlijk dat we dat binnenkort ook weer op kantoor doen. De meeste vergaderzalen blijken hier alleen nog helemaal niet voor ingericht. Is jouw vergaderzaal geschikt voor online meetings? Het is nu de tijd om daarover na te denken! We zetten de voordelen van meeting rooms op een rij en geven tips over waar je allemaal aan moet denken bij het inrichten van meeting rooms.  

Even op de zaken vooruitlopend…  Als de corona maatregelen versoepelen, krijgen we waarschijnlijk de situatie waarin we niet allemaal tegelijk op kantoor mogen zijn. Vrijwel in alle meetings nemen een aantal medewerkers vanuit huis deel en een aantal fysiek vanuit het kantoor. Onderzoek wijst uit dat slechts 15% van de vergaderkamers ter wereld geschikt is voor online meetings met optimale audio/video en waar je makkelijk content kunt delen. Dat werkt natuurlijk niet optimaal als we straks meer dan ooit vergaderen met mensen op afstand in de anderhalvemetersamenleving. In deze blog schetst Remco van Microsoft een beeld hoe het er dan aan toe kan gaan.   

Maak je vergaderzaal ready voor online meetings 

Microsoft Teams Room
Dat kan met de Microsoft Teams Room heel gemakkelijk, zoals deze video laat zien: 

Collaborations bars voor Microsoft Teams
Sinds een aantal maanden is er ook een andere optie. Namelijk de collaboration bar. Dat is een device die je boven of onder je scherm plaatst. In dit device zit alles wat je nodig hebt om Teams vergaderingen goed te voeren. Je sluit deze bars aan op je netwerk en huidige beeldscherm en je kamer is klaar om de vergaderen met professionele audio en video-ervaring en met de mogelijkheid om makkelijk content te delen. 

Voordelen  

Maar waarom zou je je ruimtes geschikt moeten maken voor online meetings? Een ruimte die geschikt is voor online meetings biedt plezier, gemak en juiste energie tijdens het samenwerken. Maar dat niet alleen!  

Gelijkwaardig deelnemen aan een vergadering 

Het belangrijkste voordeel is dat je ervoor zorgt dat de deelnemers op afstand gelijkwaardig deelnemen aan de meeting. Alsof ze gewoon fysiek aanwezig zijn. Wat er gebeurt als je niet zo’n speciaal kamersysteem in je ruimte hebt, is dat mensen hun laptop mee gaan nemen. Je hebt dan echt geen goede audio en videoervaring. De personen op afstand kunnen dus niet goed mee werken. Met een meeting room kun je gewoon de denkkracht van de medewerkers op afstand volledig benutten en wordt de mate van participeren niet lager.  

Met één klik aanwezig in een vergadering 

Met één klik maak je het voor iedereen waar dan ook een goede vergadering. Maak van je uitnodiging een Teams vergadering en nodig de kamer daarbij uit, je meeting staat voor je klaar. Je loopt binnen en start de meeting door te klikken op jouw meeting op de console. De deelnemers thuis krijgen een melding en nemen ook optimaal deel aan de vergadering.  Je deelt makkelijk je scherm of contentstukken en belt vanuit Teams gemakkelijk iemand bij. 

Console Teams

Je vergaderkamer inrichten met accessoires die bij je organisatie past 

En aan de hand van hoe groot je ruimte is, passen er andere accessoires bij die je kunt aansluiten op de Microsoft Teams Room. Heb je een grotere vergaderkamer, kies dan bijvoorbeeld voor een grotere camera die iedereen in de kamer goed in beeld kan brengen. Maak je gebruik van een fysiek whiteboard, installeer dan de extra contentcamera zodat collega’s op afstand ook mee kunnen doen aan de brainstorm.   

Meer toegevoegde waarde en minder gedoe voor IT-beheer

IT-beheerders hebben met Microsoft Teams Rooms en Collaboration bars veel minder gedoe. Je hoeft niet meer allerlei collega’s met verschillende devices te managen. Het beheer en de configuratie van deze bars gaat vanuit de vertrouwde Microsoft 365 admin portal. Je ziet hier zelfs wanneer een kabel los zit of de kwaliteit van de verbinding wisselt. Hiermee voorkom je ontevreden collega’s en een toename aan supportverzoeken. Beschikt de organisatie over bestaande Video Conferencing faciliteiten voor bijvoorbeeld boardrooms? Deze werken dankzij Cloud Video Interop samen met Microsoft Teams en hoef je dus niet te vervangen. 

Met welke keuzes moet je rekening houden?  

Zoals we hierboven al zagen heb je verschillende opties bij het inrichten van je meeting room. Ga je voor de Microsoft Teams Rooms of maak je kamer Teams ready door Collaboration bars. Denk er goed over na. Dat hoeft natuurlijk geen weken te duren, maar neem er wel even de tijd door om alles goed af te wegen.  

Overweeg dus de volgende aspecten bij het Microsoft Teams ready maken van je vergaderzalen: 

  • Heb ik al videoconferencingapparatuur in de vergaderzaal die ik wil hergebruiken? 
  • Is het van belang om naast Teams ook aan andere platformen te kunnen deelnemen als we daarvoor uitgenodigd worden?
  • Kies de juiste onderdelen van je kit: hoe groot is de groep deelnemers maximaal en de maximale afstand van de camera tot de deelnemers?
  • Hoe is de akoestiek? Is er veel galm? Dan is dat goed om op te lossen. Zou jammer zijn als je een mooie oplossing hebt staan, maar mensen hierdoor elkaar nog niet goed verstaan.  
  • Wat gebruik je als reserveringssysteem? Hoe houd je voor iedereen inzicht in de beschikbaarheid? 

 
Is jouw organisatie voorbereid op de anderhalvemetersamenleving? Zijn jouw vergaderzalen geschikt? Hulp nodig? We geven je graag advies. Ask Roger! 

Lees verder

Dit vind je misschien ook interessant