Eind januari 2021. Onze John wordt gecontacteerd door Lars van UWMERK!WAARDIG Strategie & Communicatie. UWMERK!WAARDIG heeft voor ons een video opgenomen en wist dat wij ervaring hadden met live events. Eén van hun klanten (middelbare school OSG West-Friesland) organiseerde een open dag. De datum was er al; krap 3 weken later na het eerste contact. Maar hoe organiseer je in deze tijd een open dag? Daar werd onze hulp voor ingeroepen. En voor een beetje druk draaien onze Rogers hun handen natuurlijk niet om.
UWMERK!WAARDIG Strategie & Communicatie & THINK360 Virtual Tours
THINK360 Virtual Tours (zusterbedrijf van UWMERK!WAARDIG) ontwikkelde een virtual tour in 360-graden en de wervingsvideo voor OSG West-Friesland. Samen met de school keken zij naar opties om de online open dag op een hoogwaardige en interactieve manier door te kunnen laten gaan. Lars Wildenberg, Marketing & Communicatieadviseur bij UWMERK!WAARDIG en voor dit project omgedoopt tot projectleider, kende ons nog van een project dat hij eerder voor Ask Roger! zelf deed.
Lars vertelt: ‘’Zo’n 2,5 week voor de datum dat de open dagen gepland stonden, was ik in gesprek met de school. We moesten een knoop doorhakken qua invulling. Welke tools gebruik je voor het ultieme digitale event? Werd het een Teams Meeting of een Live Event of zelfs heel iets anders? De doorlooptijd was zeer kort. Aangezien wij met Live Events ook niet zoveel ervaring hebben, kozen we ervoor om jullie hulp in te schakelen.’’ Want een online event waarbij achter elkaar steeds 6 sessies tegelijk georganiseerd moeten worden, is ook met het makkelijk te gebruiken Microsoft Teams best een uitdaging.
Begin bij het begin
Er moest een hoop geregeld worden in korte tijd, maar first things first. De inschrijvingen voor de online open dag!
Via een link op de website van de school kon je je inschrijven. Je ontving dan een link naar het algemene event. De virtuele tour door de school die ontwikkeld was door THINK360 Virtual Tours en een inleidend praatje van de schoolleiding. Dit kun je zien als de eerste kennismaking met de school, zoals je die op reguliere open dagen ook zou hebben. Er staan leerlingen en docenten bij de deur die vertellen over de school en de sfeer op school.
Kies zelf je sessie (75 Live Event sessie in 3 dagen tijd!)
Vanuit daar ga je zelf de school rond en neem je een kijkje in de lokalen. Je stelt vragen aan docenten en leerlingen en volgt korte lessen die jij interessant vindt. Dat was dus de volgende stap; vanuit het algemene event naar de specifieke sessies. Vanuit het algemene event werd je naar een landingspagina geleid, waar je zelf de keuze kon maken voor de volgende sessie die je wilde volgen op een tijd dat de bezoeker uitkwam. 6 sessies tegelijk op verschillende tijdstippen. Uiteindelijk hebben in 3 dagen tijd 75 succesvolle Live Event sessies plaatsgevonden.
Deze sessies werden gegeven vanuit verschillende klaslokalen, waar docenten en leerlingen met elkaar in gesprek gingen. Op deze manier kon de sfeer van de school goed worden overgebracht, een grote wens van de school.
Na het bezoek aan alles sessies die je wilde bijwonen, stelden we via Microsoft Forms de vraag of leerlingen meer informatie wilde ontvangen over de post. Op deze manier was er direct goed inzicht in het aantal aanmeldingen dat de school kon verwachten.
De Online Open Dag met Live Events was een groot succes voor OSG West-Friesland. Honderden bezoekers namen een kijkje in de school en stelde hun vragen aan leerlingen en docenten. Met complimenten van ouders die de online open dag digitaal hebben bezocht. “Wat een fijne en interactieve online open dag hebben jullie verzorgd. Veel beter dan een “lineair verhaal” dat ik bij andere scholen heb gevolgd. Mijn complimenten!”
Even binnenkijken in een musea of de bouwplaats?
Je kunt je voorstellen dat het voor leerlingen heel fijn is om een keuze te maken voor een school, als ze deze ook daadwerkelijk van binnen gezien hebben en de sfeer konden proeven. Dankzij deze mooie samenwerking met UWMERK!WAARDIG en THINK360 Virtual Tours lukt dit dan ook heel goed. Maar er zijn nog zoveel andere mogelijkheden waarbij dit ook heel goed zou werken. Het werken met Microsoft Forms en de combinatie met een Teams Live Event en de Virtual Tour kan je natuurlijk in veel andere situaties ook gebruiken.
Ultieme digitale event
’Op dit moment zijn wij voor een bouwbedrijf bezig. Zij hebben een pand in aanbouw en willen een inkijkje geven in de stand van zaken. En dat doe je natuurlijk door letterlijk het gebouw in te gaan! Maar ook voor winkels is de Virtual Tour een ideale manier om hun experience center of producten te kunnen laten zien en te verkopen. Zelfs rondleidingen in musea zijn hiermee mogelijk!’’ zegt Lars. Over het ultieme digitale event gesproken ;).
Samen met UWMERK!WAARDIG kunnen we dit realiseren. Wij denken in oplossingen en kijken graag met je mee bij het plannen van jouw ultieme digitale event. Plannen voor een open dag, op een originele manier je jaarcijfers presenteren, een nieuw pand openen, project aftrappen of je nieuwe medewerkers op een leuke manier verwelkomen/onboarden? Bel, app of mail ons. We gaan graag met elkaar in gesprek.