1. Zorg dat iedereen goed voorbereid de afspraak in gaat
In principe verschilt een fysieke vergadering niet enorm van een online vergadering. Net als voor een gewone vergadering, bereid je je ook op een online vergadering natuurlijk goed voor. Toch komen er bij online vergaderingen nog meer dingen kijken. Denk hierbij aan een geluid- en cameracheck, een rustig plekje opzoeken en een goede internetverbinding hebben. Heb je dit op orde, voorkom je veel mogelijke problemen. Ook op tijd komen hoort bij een goede voorbereiding. Om ervoor te zorgen dat collega’s ook weten hoe laat ze online moeten zijn, is het van belang om minimaal één dag van tevoren een uitnodiging te sturen via de mail. Deze staat bij accepteren meteen in de agenda staat. Het is dan ook de taak van de organisator om te checken of iedereen erbij is. Deel van tevoren ook een presentatie, zodat de deelnemers op de hoogte zijn van de onderwerpen die besproken gaan worden en zich nog beter kunnen voorbereiden. Deel deze in de chat van de meeting. Zo kan iedereen hem makkelijk terugvinden.2. Volg de meeting in je eentje
Zorg er van tevoren voor dat elke deelnemer een eigen device heeft om de meeting op te volgen. Als je samen in dezelfde ruimte zit, lijkt het soms makkelijker om de meeting achter dezelfde webcam te volgen. Dit is echter absoluut niet zo. Meestal past het niet om én 1,5 meter afstand te houden én samen op beeld te komen. Het verplaatsen van de webcam is dan alleen maar afleidend. Zoek dus, als dit nodig is, een rustig plekje waar je ontspannen de meeting kunt volgen.Een uitzondering hiervoor is natuurlijk een meeting room. Zorg ervoor, als je ervoor kiest om met de collega’s in een vergaderzaal zit, dat alles goed is aangesloten, je de juiste kwaliteit hebt, juiste audio en je goede spullen hebt. Let uiteraard ook goed op het houden van de 1,5 meter!
3. Maak een duidelijke agenda
Aan van tevoren een agenda maken zitten meerdere voordelen. De meeting wordt namelijk gestructureerd gevolgd, omdat iedereen op de hoogte is van wanneer welk onderwerp besproken wordt. Ook wordt er hierdoor nog een extra herinnering gestuurd naar de deelnemers van de meeting die komen gaat. Zo zie je direct of de onderwerpen die worden besproken wel relevant zijn voor collega’s die beschikbaar zijn, zodat er geen overbodige onderwerpen aan bod komen tijdens de meeting. Dit scheelt weer tijd en de deelnemers weten dat de meeting relevant is.4. Wijs een gespreksleider aan
Door een gespreksleider te hebben zit er automatisch meer structuur in het gesprek. Een gespreksleider is de persoon die de vergadering leidt en elk agendapunt doorloopt. Ook geeft hij/zij de ‘beurt’, zodat niemand door elkaar praat. Om het de gespreksleider nog iets makkelijker te maken, kan je gebruik maken van de ‘raise hands’ of chat functie. Door op het handje in de balk te klikken, ziet elke deelnemer dat jij je hand op steekt en dus iets wil vertellen. Hierdoor wordt het ook makkelijker om overzicht te houden en een chaos te voorkomen.5. Hanteer meeting-etiquette
Er zijn een aantal regels die voor elke soort vergadering gelden en ondanks dat sommige misschien niet enorm van belang lijken, is het ontzettend belangrijk er toch rekening mee te houden. Denk hierbij aan de telefoon op stil zetten en er niet op kijken tijdens een meeting. Dat doe je in het echt ook niet, dus ook niet op Teams.Ook is het belangrijk te beseffen dat de techniek van tegenwoordig heel goed is, maar nog niet perfect. Omdat alles een paar seconden later binnenkomt, is het lastiger om direct te reageren en als men dit wel probeert. Het wordt dan vaak een chaos. Mute jezelf daarom en geef aan als je iets wil zeggen. Dat jouw geluid uit staat betekent overigens niet dat je achterover kunt leunen. Onder etiquette verstaan we ook het actief meedoen aan een meeting. Aantekeningen maken en vragen stellen zijn geen uitzondering maar een gewoonte.
6. Steek extra aandacht in je communicatie
Ruim de helft van onze communicatie is non-verbaal. Denk hierbij aan je gezichtsuitdrukking, je stem, houding, etc. Je non-verbale communicatie valt nu extra op, omdat iedereen naar je gezicht zit te staren. Anders dan wanneer je in 1 ruimte zit. Tijdens een meeting kan je, in plaats van de ruimte gebruiken, nu meer met je handen en gezichtsuitdrukkingen praten. Dit zijn de delen op het scherm die het meeste opvallen en dit maakt het leuker en makkelijker voor de collega’s om de aandacht erbij te houden. Omdat we ook minder goed op elkaar kunnen reageren, is het soms nodig om uitspraken wat meer toe te lichten.7. Probeer het aantal deelnemers te beperken
Er zijn natuurlijk allemaal verschillende soorten meetings. Zo kan je bij elkaar komen om een belangrijke beslissing te maken of bijvoorbeeld om een korte update te geven. Wanneer er meer dan 7 mensen bij elkaar gezet worden in een meeting die tot beslissingen moet leiden, daalt de besluitvaardigheid met 10% voor elke persoon die je vervolgens toevoegt. Een grote groep mensen komt zelden tot een beslissing die verder gaat dan het tijdstip waarop er geluncht gaat worden. Houd het daarom bij maximaal 7 personen in een vergadering.Niet alleen de besluitvaardigheid daalt maar de participatie van elke deelnemer verminderd ook. Bij grotere groepen krijgt namelijk niet iedereen de kans of voelt zich verplicht om iets bij te dragen. Dit geldt uiteraard niet alleen voor in een fysieke vergadering maar ook online. Mede door de vertraging in het beeld en geluid, is het soms nog lastiger om bij te dragen. In het echt is het namelijk toch nog net iets makkelijker om een gaatje te vinden.
8. Notulen in OneNote
Zorg voor notulen, inclusief actie- en besluitenlijst, tijdens de vergadering. Hierdoor kan je altijd terugvallen op de dingen die besproken en afgesproken zijn in de vergadering. Sla dit wel op, op een plek waar iedereen er bij kan. Op Teams is dit ‘OneNote’. Hier kan tijdens, na en voor de vergadering in geschreven worden. Door notulen te hebben, zorg je voor meer structuur in en na de vergadering.9. Sluit af met een bedankje
Aan het einde van de meeting is het wel zo netjes om de deelnemers te bedanken voor hun bijdrage en tijd. Vat nog even samen waar de meeting over ging en of alle doelen zijn behaald die van tevoren gesteld waren. Door positief af te sluiten, geeft dit weer nieuwe energie op voor de volgende meeting of taak. Zeker als er een meeting achteraankomt.10. Algemene tips
Tot slot zijn er een aantal extra tips voor Microsoft Teams gebruik. Denk hierbij aan het uitzetten van je camera wanneer de verbinding slecht is. Hierdoor wordt de camera niet meer ondersteund en dit scheelt erg veel. Ook kan de achtergrond tegenwoordig makkelijk veranderd worden. In een niet-opgeruimde kamer? Verander je achtergrond! De omgeving wordt hierdoor niet alleen veranderd, maar het geeft ook een leuk gezicht.Uiteindelijk is het aan jezelf om de meeting zo goed mogelijk te maken. Wanneer er aan bovengenoemde regels te gehouden wordt, kan het niet anders dan goed gaan. Zorg daarom ook dat de deelnemers van de meetings hier ook van op de hoogte zijn. Veel call-plezier!